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オフィス業務に欠かせないビジネスフォンは初めて扱う方にとって外線と内線の切り替えや保留・転送の操作に戸惑いがちです。さらに、機種ごとに操作方法が異なるため、慣れるまでに時間を要することもあります。
そこで今回は基本の操作方法から業務効率を高める便利機能、操作時によくある疑問への対処方法までを解説します。初心者でも無理なく使いこなせるよう、わかりやすく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、オフィスでの業務を円滑に進めるために設計された多機能な電話システムです。単に通話を行うだけでなく、複数人での同時利用や社内通話、着信の共有・転送といった高度な連携を可能にします。まずは、その基本構造と仕組みを確認しておきましょう。
ビジネスフォンの仕組み
ビジネスフォンは、単体の電話機ではなく「主装置（PBX）」を中心に構成された電話システムです。主装置が外線と内線を制御し、各電話機へ信号を割り振ることで、複数人による同時通話や部署ごとの内線運用が可能となります。例えば、代表番号への着信を特定の電話機にのみ接続したり、内線間で無料通話を行ったりする仕組みも、この主装置が担っています。
各電話機はモジュラーケーブルなどで接続されており、操作ボタンの配置や機能は機種ごとに異なるものの、基本的な構造に大きな違いはありません。この仕組みをあらかじめ理解しておくことで、操作への納得感が生まれ、安心して取り扱えるようになります。
家庭用電話機との違い
ビジネスフォンと家庭用の固定電話の大きな違いは、複数台での同時利用や社内連携に特化している点にあります。たとえばビジネスフォンであれば1つの代表番号を複数の電話機で共有できるため、通話中の人がいても他の人が別の外線に応対可能です。さらに、内線機能により、社内の他部署や別フロアとの連絡もスムーズに行えます。
加えて、保留や転送、代理応答、短縮ダイヤルといった業務を効率化する機能も多数搭載されており、ビジネスフォンは単なる通話手段にとどまらない存在となっています
ビジネスフォンの基本的な使い方
ビジネスフォンを使いこなすには、まず基本操作を正しく理解することが重要です。特に外線・内線の通話方法や保留・転送といった操作は、日常業務で頻繁に登場するため、慣れておくことで対応のスピードと正確性が向上します。ここからは、各機能の具体的な使い方について解説していきます。
外線の使い方
外線通話は社外の取引先や顧客との連絡に必要な機能です。ビジネスフォンでは、外線ボタンの操作やモードの切り替えが必要になるため、家庭用電話とは異なる点に注意が必要です。ここでは、「外線のかけ方」と「外線の受け方」に分けて、具体的な操作手順をわかりやすく解説します。
外線のかけ方
ビジネスフォンで外線をかける際は、まず空いている外線ボタンを押してから受話器を上げ、相手の電話番号を入力します。機種によっては、受話器を先に上げてからボタンを押しても問題はありません。なお、外線ボタンが点灯している場合は他の人が使用中であるため、点灯していないボタンを選ぶ必要があります。
また、外線ボタンが存在せず、「0」を押すことで外線モードに切り替わるタイプも一部に見られます。誤って内線状態のまま番号を入力すると発信できないため、最初に外線への切り替え操作をすることを忘れないようにしましょう。
外線の受け方
ビジネスフォンで外線の着信があった場合、まず電話機の外線ボタンのランプが点滅します。これは着信中であることを示すサインであり、受話器を上げたあと、点滅している外線ボタンを押すことで通話が始まるのが一般的な操作手順です。
ただし、機種によっては受話器を上げるだけで通話が開始されるものもあるため、あらかじめ社内で使用しているモデルの仕様を確認しておきましょう。また、外線の着信音は内線とは異なるため、音によっても判別可能です。
内線の使い方
内線機能は、部署間やフロア間でのやり取りをスムーズにするために活用できるビジネスフォンの基本機能です。操作自体はシンプルですが、機種によって発信や応答の方法が異なる場合があるため、基本的な手順を知っておきましょう。
内線のかけ方
ビジネスフォンで内線をかける際は、基本的に受話器を上げて相手の内線番号をダイヤルすれば通話が始まります。機種によっては、あらかじめ「内線ボタン」を押してから番号を入力するタイプや、番号のあとに「発信ボタン」や「#」を押すことで接続されるタイプも存在します。
また、受話器を上げずにスピーカーボタンを利用して発信する「オンフック通話」に対応した機種もあります。社員ごとに内線番号が割り当てられているため、通話をかける前に社内の内線表を確認するようにしましょう。
内線の受け方
ビジネスフォンで内線を受ける際は、基本的に受話器を上げるだけで通話が始まります。着信時には、電話機のディスプレイに発信者の内線番号や名前が表示されるため、内線であることがすぐに判別できます。また、着信音が外線とは異なるパターンで鳴る点も特徴です。
機種によっては、受話器を上げたあとに「内線ボタン」の操作が求められる場合もあるため、使用前に確認しておきましょう。
保留のやり方
ビジネスフォンで通話中に一時的な対応を要する場合は、「保留」機能を活用します。一般的ビジネスフォンであれば、通話中に「保留ボタン」を押すと相手側に保留音が流れ、こちらの声は聞こえなくなります。
保留中は受話器を置いても通話が切断されないため、担当者への取り次ぎや資料の確認などが可能です。通話を再開したいときは、再度「保留ボタン」または保留中の「外線ボタン」を押すと解除され、会話を続けられます。さらに、「パーク保留」という機能を利用すれば、別の内線機からも保留中の通話を再開することもできます。
転送のやり方
ビジネスフォンで通話中に別の担当者へ取り次ぐ際は、「転送」機能を使用します。一般的な手順としては、まず通話中に「転送ボタン」を押すことで、相手は保留状態になります。
続けて、転送先の内線番号をダイヤルし、相手が応答したら「○○様からお電話です」と伝えましょう。その後、受話器を置くことで通話は自動的に転送されます。転送先では外線ボタンの操作が不要なため、そのまま会話が始まります。
短縮のやり方
ビジネスフォンの短縮ダイヤル機能は、よく連絡する相手の電話番号を2〜4桁の短い番号に登録し、素早く発信できる機能です。まずは、電話帳ボタンや設定メニューから登録画面を開き、発信先の番号と紐づけたい短縮番号を入力します。
登録が完了したあとは、「短縮ボタン」→「登録した番号」→「発信（外線）ボタン」という手順で発信可能です。機種によっては、短縮ボタンを押すだけで即座に発信できるタイプも存在します。
ビジネスフォンの便利機能と使い方
ビジネスフォンには、通話を円滑に進めるための機能が備わっています。電話帳の管理やワンタッチ発信、留守番録音、通話履歴の確認など、基本操作に慣れたあとはこうした機能を活用することで、日常業務の効率が大きく向上するでしょう。ここでは、それぞれの便利機能とその使い方について解説していきます。
・電話帳機能
ビジネスフォンの「電話帳機能」は、頻繁に連絡する取引先や社内の連絡先を登録・管理できる機能です。電話帳は「端末別」と「共有」の2種類に分かれており、自分専用の連絡先とオフィス全体で共通の情報を使い分けることができます。
登録方法は機種によって異なりますが、名前や番号を入力し、メモリ番号やグループ番号に紐づけて保存する形式が一般的です。発信時には、名前・ふりがな・登録番号などから検索し、該当の番号を選んで外線ボタンを押すことで発信できます。
毎回名刺を確認したり番号を手入力したりする手間が省けるため、業務効率の向上につながります。特に外部とのやり取りが多い部署や電話対応が頻繁な業務では、積極的に活用したい機能といえるでしょう。
・ワンタッチダイヤル機能
ワンタッチダイヤル機能は、ビジネスフォンのボタン1つで特定の相手に素早く発信できる機能です。よく連絡する取引先や部署などの電話番号をあらかじめ登録しておけば、毎回番号を入力する必要がなくなり、業務の効率化につながります。
登録方法は機種ごとに異なりますが、一般的には設定メニューからワンタッチボタンを選択し、電話番号を入力する手順となります。利用時には外線ボタンを押したあと、登録済みのボタンを押すだけで発信が可能です。
登録件数には制限がありますが、頻繁に使用する連絡先が限られている場合には特に有効です。発信ミスを防ぐため、登録内容を電話機の近くにメモしておくと安心でしょう。
・留守番電話機能
ビジネスフォンの留守番電話機能は、不在時や営業時間外でも確実に用件を受け取るために活用できる機能です。あらかじめ設定しておくことで、応答できない着信に対して自動的に録音が開始され、メッセージは主装置や本体に保存されます。
録音内容は電話機の操作で再生・確認ができ、スマートフォンから遠隔で確認できる機種もあります。録音件数や再生方法はモデルによって異なるため、導入時には取扱説明書を参照しておくと安心です。
部署ごとに異なるガイダンスを流したり、自動応答と組み合わせたりすれば、業務負担の軽減にもつながります。対応できなかった通話を記録できるこの機能は、信頼性の向上にも貢献するといえるでしょう。
・通話録音機能
ビジネスフォンの通話録音機能は、業務上のやり取りを記録するうえで欠かせない機能です。録音には手動と自動の2方式があり、会話内容の確認やトラブル防止、品質管理などにも活用できます。
通話中に録音ボタンを押す方法に加え、すべての通話を自動的に記録し、必要なデータだけをあとから保存できるタイプも存在します。再生や外部出力の操作方法は機種によって異なりますので、導入する前に確認しておきましょう。
なお、録音時には相手への告知が求められることもあるため、社内規定や法令を踏まえた対応が必要です。
・履歴機能
ビジネスフォンの履歴機能は、過去の発信・着信・不在着信の情報を一覧で確認できる機能です。ディスプレイ上に日時・相手番号・内線番号などが表示されるため、対応漏れや折り返し忘れを防ぐうえで役立ちます。
履歴の保存件数は機種ごとに異なり、おおむね20〜30件程度が一般的です。また、履歴から直接リダイヤルを行ったり、電話帳に登録したりできる機種も存在します。
さらに、履歴がアドレス帳と連携している場合には、発信者の名前や部署名なども表示されるため、誰からの連絡かを即座に判断できます。業務効率と応対品質の向上につながる基本機能として、積極的に活用したいところです。
ビジネスフォンの操作に関するよくある質問
ビジネスフォンの基本操作に慣れてきた頃に直面しやすいのが、機種ごとの違いや操作ミスに関する細かな疑問です。特に初めて使う方にとっては「受話器はいつ取る？」、「転送はどう戻す？」など、戸惑う場面も少なくありません。ここでは、そうした“よくある質問”への対処法をわかりやすく解説していきます。
受話器はボタンを押す前に取る？後に取る？
ビジネスフォンを使い始めた際に「受話器はいつ取ればよいのか」と迷う方も少なくありません。結論として、受話器を取るタイミングは機種や操作内容によって異なります。
たとえば外線を発信する場合には「外線ボタンを押してから受話器を取る」のが一般的ですが、「受話器を先に取り、その後に外線ボタンを押す」操作でも問題ない機種も存在します。内線通話についても、受話器を上げるだけで発信状態になるものと、ボタン操作が必要なものとで仕様が分かれます。
このように、受話器を取る順序に明確な統一ルールはなく、使用する機種の設計に左右されるのが実情です。誤操作を避けるためには、社内で利用しているビジネスフォンのマニュアルを事前に確認しておくことが重要です。
複数人が同時に着信を受けたらどうなる？
ビジネスフォンでは、同じグループに属する複数の電話機が同時に着信を受けるケースがあります。このとき、外線ボタンのランプが点滅し、誰かが応答するまで全員の電話機で着信音が鳴り続けます。最初に受話器を上げて外線ボタンを押した人が通話を担当する仕組みです。
通話中はその回線のランプが点灯し、他の電話機では「話中」や「保留中」として表示され、色や点滅速度によって状態を区別できるのが一般的です。
転送をキャンセルしたいときはどうすればいい？
ビジネスフォンで転送操作を行ったあと、相手が不在などの理由で取り次ぎを中止したい場合は、操作手順に応じてキャンセルが可能です。例えば、保留ボタンで転送準備をした際は、現在使用している外線ボタンを再度押すことで、元の通話に戻ることができます。
また、パーク保留を利用していた場合は、保留中のパークボタンを押すことで解除が可能です。さらに、内線転送中に相手が応答しない場合には、フックボタンの操作で通話を自分の電話機に戻すことができます。
保留にしたのに切れてしまう原因は？
ビジネスフォンで通話を保留にしたつもりでも、通話が切れてしまう原因にはいくつかのパターンがあります。まず考えられるのは、正しい手順で保留操作が実行されていないケースです。機種によって保留ボタンの押し方や解除方法が異なり、誤った操作により通話が切断されることがあります。
また、保留時間に制限が設けられている機種では、一定時間を過ぎると自動的に通話が終了する仕様となっている場合もあります。さらに、パーク保留を利用した際に他の電話機で正しく引き継がれなかった場合にも、通話が切れることがあります。
こうした事態を防ぐには、あらかじめマニュアルで保留機能の仕様を確認し、社内で操作手順を統一しておくことが重要です。
外線と内線を見分ける方法は？
まず視覚的な違いとして、外線着信時には外線ボタンが点滅し、そのボタンを押すことで通話が始まります。一方、内線の場合はディスプレイに内線番号や部署名が表示され、受話器を上げるだけで応答できる機種が一般的です。
加えて、着信音にも差があり、外線は目立つ音、内線は控えめな音に設定されているケースが多いので音でも識別可能です。
機種によって操作が違うのはなぜ？
ビジネスフォンの操作方法が機種によって異なるのは、各メーカーが独自に設計や機能開発を行っているためです。基本的な構造や機能に共通点はあるものの、ボタンの配置、機能名称、操作手順などには違いが見られます。
さらに、利用する業種や企業規模により必要とされる機能も異なることから、製品ごとにカスタマイズ性や操作性が工夫されているのが実情です。そのため、操作に迷った際には、まず社内で使用している機種のマニュアルを確認しましょう。
間違って発信したときの対処法は？
ビジネスフォンで誤って発信してしまった場合は、まず落ち着いて通話を終了することが基本です。受話器を戻すか、通話中であれば「終話」や「フック」ボタンを使って切断してください。
すでに相手が電話に出ていた場合には、「申し訳ございません、間違えておかけしました」と丁寧に伝えるのが適切です。また、履歴やリダイヤル機能から再発信されないよう、操作履歴のクリアや登録内容の確認も忘れないようにしましょう。
ビジネスフォンの使い方をマスターしよう
ビジネスフォンは、業務に不可欠なコミュニケーションツールでありながら、初めて使う方にとっては操作に戸惑いやすい側面もあります。本記事では、外線・内線の基本操作から保留・転送の手順、さらに便利機能や機種ごとの違いについても詳しく解説しました。
操作方法を理解し、よくある疑問をあらかじめ解消しておくことで、スムーズな電話対応が可能になります。これを機に、自社の電話機の仕様やマニュアルも見直し、日常業務で自信を持ってビジネスフォンを活用していきましょう。