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そのため、複数拠点を構える企業や、コールセンターの業種などでは、内線の取り次ぎ・転送や、指定番号への外線転送をするため、オフィスの指定された位置にビジネスフォンやPBXが設置されています。
業務上何気なく利用している、ビジネスフォンやPBXですが、その違いは何でしょうか？ こちらの記事では、その役割やPBXとビジネスフォンとの違いや各種機能について解説致します。PBXの中には「クラウドPBX」というものがあります。
クラウドPBXを使えばお持ちのスマホを内線として使用することができるため新規開業・移転・増設、全ての方におすすめです！
PBXとは？
PBXとは、電話回線の交換機のことで、主にオフィス等の指定された位置に設置されています。外線から発信された着信を内線に発信したり、内線から外線への発信を制御する役割をします。また、コンピュータがPBXの役割を果たすものもあり、プログラムの組み換えにより、PBXの使用を利用環境合わせた仕様変更ができます。これをunPBXと言います。主にコールセンターやお客様サポート窓口などで導入されています。
最近はLANと統合するIP-PBXやクラウドを活用したクラウドPBXなど、より高性能なPBXが出てきました。ここからは、PBXの役割やPBXで出来ることは、どのようなものがあるのか解説していきます。
PBXとビジネスフォンの違い
PBXでは出来るがビジネスフォンでは出来ない使用方法は、下記のものが挙げられます。接続できる周辺機器が違う
・オフィス内のパソコンと接続する・私用・業務用のスマートフォンをコードレス電話機の様に内線として使用する
・複数拠点を内線でつなぐこと
・着信者（顧客情報）を表示するCTI機能
接続できる「内線」、「外線」の種類が違う
【PBXの場合】
内線・・・多機能電話機、家庭用電話機、受付用電話機、PHS、IP回線、ISDN回線外線・・・アナログ回線、ISDN回線、LAN直接収容のIP回線
【ビジネスフォンの場合】
内線・・・多機能電話機、家庭用電話機、受付用電話機、PHS、IP回線外線・・・アナログ回線、ISDN回線、LAN直接収容のIP回線
システムの安定性が違う
【PBXの場合】
PBXは複数拠点での導入がメインとなる為、システムダウンや停電などが発生してしまうと、信用問題は大きな機会損失にもなりかねません。その為PBXは、高性能CPU（中央処理装置）を2重化で実装しており、仮に片方のCPUが故障しても、残りのCPUで処理ができるなど、システムの耐久性が特に重要視されています。
また、停電用のバッテリーを増設することで停電時も約1日の稼働が可能となります。
【ビジネスフォンの場合】
ビジネスフォンの主装置はCPUとなります。その為、PBXに比べシステムダウンが発生する可能性が高くなります。また、停電時用のバッテリーを増設しても3～4時間しか対応できず、停電装置が必要となるケースが多々あります。
電話機の接続数が違う
【PBXの場合】
導入するPBXによりますが、基本的には数千台までの接続が可能です。その為、一つのPBXで複数拠点の内線ネットワークの構築が可能です。【ビジネスフォンの場合】
こちらも導入するビジネスフォンによりますが、基本的には、数十台から数百台までの導入ができます。数名の従業員での利用や複数拠点を持たない一つのオフィスで内線ネットワークの構築が可能です。PBX、ビジネスフォンそれぞれに求められる機能の違い
【PBXの場合】
PBXは複数拠点間の内線網を一元化することで、拠点間の通話料金の削減や、パソコンやその他OAと連携ができ、社内の業務効率改善を行なうことができます。【ビジネスフォン】
ビジネスフォンでは、着信拒否、外線着信からの転送、通話録音など主に外部との通話に特化した機能は充実しています。一方、医療施設や宿泊施設などでは主に内線通話やナースコール機能連携がメインとなる為、外線通話の機能はほぼ必要としません。
PBXを導入してできる6つの機能と使い方
PBXを導入することで、オフィスに設置された電話機や拠点に設置された電話機同士で内線通話ができることや、名刺に記載した電話番号にあった着信を指定した電話機に着信させる機能など、従来の家庭用電話機で実現することができない機能をPBXで実現可能になり、日々の通話応対業務を効率化できます。こちらでは、PBXを導入してできるの6つの機能と使い方を解説致します。
発着信制御
発信制御機能とは、ご契約している電話回線番号を親番号とした場合、同じ回線で共有する別の電話番号を子番号として追加することで、特定の電話番号からお客様へ発信することが出来る機能です。着信制御機能とは、外線からの着信を、ご契約している電話回線番号とは別に、電話番号ごとに着信を鳴り分けるダイヤルイン機能です。
一つの電話回線で複数の電話番号を利用できるので、複数部署がある場合などで重宝される機能となります。また、ダイヤルイン機能をご利用する場合は、電話回線のオプション契約、PBXの設定が必要となるので注意が必要です。
ダイヤルイン機能
ダイヤルイン機能とは、交換機から情報機器に着信先のダイヤルイン番号を通知することによって、PBX等の内線機能を使って直接電話を受けることを可能とする機能です。また、ご契約した電話回線番号とダイヤルイン追加番号(ご契約した電話回線番号とは異なる複数の電話番号)、これらの両方を合わせてダイヤルイン番号と呼びます。
ダイヤルイン対応のPBXの場合、ダイヤルイン番号毎に着信させる電話機を指定することが可能になります。ダイヤルイン追加番号は1番号追加毎に、月額880円（税込）が掛かります。
内線同士の通話機能
内線同士の通話機能とは、PBXに接続している電話機同士で内線間の通話が出来る機能です。内線通話は、同一回線の通話になるのでは通話料金は発生しません。複数の拠点がある場合や、フロアが異なる企業ではPBX同士を企業専用の回線と接続することで、拠点間の内線通信網の構築が可能です。
また、内線通話機能を利用することで、電話応対の取次ぎ業務効率化ができるのも大きな特徴です。導入するPBXによっては、接続できる内線数に上限がある場合もあるので注意が必要です。
代表番号着信機能
代表番号着信機能とは、あらかじめ登録しておいたグループの電話機へ代表番号宛の着信をつなぐ機能です。着信方法はグループ内の空き番号を選んで着信させるものや、番号順に着信させるものがあります。グループを組む電話番号は市内局番が同一であること、iナンバーと重複して利用できないなどの制限があるので注意しましょう。
転送機能
転送機能とは、外出中や終業中・通話中に、別の電話機や携帯電話に転送させる機能です。仕組みはシンプルですが使用方法はさまざまあり、主な転送方法は下記となります。不在転送
事務所不在時や、営業時間外で電話に出れない際に、事前に登録した電話番号に転送する方法です。話中転送
着信があった電話機が通話中の際に、事前に登録した電話番号に転送する方法です。応答遅延転送
設定した応答数内で応答が無い場合に、事前に登録した電話番号に転送する方法です。着信選択転送
事前に設定した条件に合う着信だけを事前に登録した電話番号に転送する方法です。圏外転送
スマートフォンを内線化使用する場合、着信を受けるスマートフォンが圏外状態の場合に、他の圏内にある電話機に転送する方法です。保留転送
着信があった電話機で一度通話をした際、保留ボタンを押し任意の電話番号に転送する方法です。保留転送についてはこちら
パーク保留機能
パーク保留機能とは通話中の電話を取次ぎ外線通話を可能とする機能です。利用方法としては、着信があった電話機で通話中に「パーク保留」ボタンを押します。PBXにつながっている電話機なら、利用可能です。
例えば事務員が外線着信を受けお見積りに関するお問合せを受けます。事務員では見積ができない為、その通話をあらかじめ登録した電話番号へ保留をした状態にします。
対応可能な営業マンがいるかを社内で確認し、対応可能な営業マンの電話機でその保留電話を対応できる機能です。
通常は保留にした電話機でしか保留電話の対応ができませんが、パーク保留なら事務所内のどの電話機からでも対応ができるというものです。
ビジネスフォンとPBXの共通点
ビジネスフォンとPBXの共通点は主に以下の機能が挙げられます。・電話機同士で内線通話や転送ができる。
・外線からの着信を一つの電話回線で受け、複数の電話機に共有することができる。
・通話した内容を録音・保存ができる。
・着信番号を電話機に表示することができる。
PBXの種類
近年多くの企業でPBXが利用されていますが、技術の発展により従来のPBXの他にIP-PBXやクラウドPBXの需要も増えてきています。こちらではIP-PBXとクラウドPBXの機能と特徴について解説致します。
IP-PBX
IP-PBXは、PBXのと同じ様に企業内の指定された場所へ交換機を設置します。PBXと違い企業内に配線されたLANケーブルを介し音声通話ができます。つまり、従来のPBXで利用していたアナログ回線やISDN回線を必要とせず、専用の電話機やパソコンにIPアドレスと呼ばれる物を割り当てることにより、LANケーブルで内線の構築が可能です。
IP-PBXの種類は2種類あり、ルーター、スイッチ機能を合わせ持つ機器にLANケーブルを挿すして利用する「ハードウェアタイプ」や、企業で利用しているサーバにIP-PBXのソフトをインストールして利用「ソフトウェア」がそれぞれあります。
PBXとビジネスフォンは価格が違う
PBXの場合、複数拠点での利用を想定した耐久性・セキュリティ面・機能面を考慮した製品となり、安くても数百万円から高くて数千万円と初期費用が割高となっております。
【ビジネスフォンの場合】ジネスフォンの場合、数万円から数十万円とPBXに比べ価格が安価です。
また、近年では中古ビジネスフォンも市場に多く出ており、更に安価にお求めいただけます。
PBX・ビジネスフォン共に価格を明確に表示していない理由として、PBX・ビジネスフォンでご利用する電話機の台数、機能により価格が増減する為です。
お見積りを依頼する場合は、電話機の台数、機能を事前に決めておくとお見積りがスムーズです。
IP-PBXのメリット
・オフィスのレイアウト変更があった際、LANケーブルの配線を変更するだけで、電話機の内線番号の変更は不要。・IP-PBXはインターネット回線を利用しているので、各拠点へのPBXの設置が不要。
・パソコンを介して内線番号の登録ができるので、内線設定の工事が不要。
・PBXと同様に各拠点間の通話が内線通話になるので、拠点間の通話料金が削減できる。
・IP-PBXに対応したアプリをインストールすることで、スマートフォンを内線化できる。
・パソコンと連絡したシステム（CTIなど）機能が利用できる。
・従来の電話回線が不要となるので月々のランニングコストを削減できる。
IP-PBXについてはこちら
従来のPBXにはない機能
・お客様との通話内容をパソコンに記録保存する機能。・記録保存した通話内容を指定のサーバへバックアップする機能。
・留守番電話の音声データをメールへ添付送信する機能。
・顧客管理データから電話番号をクリックしパソコンから発信する機能。
・遠方のお客様との商談、拠点間打合せ時のビデオ通話機能。
・試算をパソコンから、お客様のFAX番号へ送受信するペーパーレスFAX機能。
・パソコンやスマートフォンを内線、外線電話機として利用ができる機能。
・パソコンで外線着信をした場合、発信者情報がパソコン内に表示される機能。
クラウドPBX
クラウドPBXは、オフィス内にPBXを設置せず、クラウド上で用意されたPBXを利用するサービスです。つまり、従来のPBX、IP-PBXの技術が進化した最新のPBXとなります。基本的な機能は、PBXやIP-PBXと同様ですが、クラウドPBX独自のメリットがあります。構内にPBX機器を設置するのではなく、クラウド上で電話交換機能サービスを利用するもので、IT-PBXを更に一歩進めたものとなります。機能は基本的にIT-PBXと同じとなりますが、以下のメリットがあります。
クラウドPBXのメリット
・クラウドサービスなので、PBXの設置場所を必要としない。・事業拡大に伴う電話機増設があってもサービス追加だけで対応可能。
・スマートフォンや各種端末とのサービス連携が可能。
・レイアウト変更や移転に伴う移転工事費が不要。
・管理画面があるので運用が容易。
・さまざまな企業が提供し、用途に応じてクラウドPBXを選べる。
・従来の電話回線を必要とせず、専用回線で利用できる。
・豊富な機能の中から必要な機能だけを利用できる。
・各拠点から海外拠点まで内線通話が無料でできる。
自社に最適なPBXを選ぶコツ
PBXを新しいオフィスに導入する際や、リースが満了に近づきPBXを入れ替える際、PBXにするか？IP-PBXかクラウドPBXにするか？など選ぶポイントがあります。こちらでは最適なPBXを導入するポイントご紹介します。また、従業員数が数名で利用する電話回線数が少ない、複数拠点が無い場合、お客様との外線通話のみ希望の場合は、ビジネスフォンや家庭用電話機の導入でも問題ありません。
PBXを無理に導入してしまうとかえってコストが増したり、PBXの機能を最大限活用できないからです。
コスト面
初期費用をとにかく抑えたい場合は、PBXやIP-PBXがおすすめです。基本的にリース契約で導入できるので、初期費用はほぼ0円となります。月々のランニングコストを安く抑えたい場合は、クラウドPBXがおすすめです。月額の利用料が発生してしまいますが、専用回線が従来の電話回線より、月額・通話料金ともに格安で利用できます。
また、海外拠点から国内拠点間の内線通話の料金が掛からないので、通話料金を更に削減できます。
※専用回線の月額料金や通話料金は導入するクラウドPBXで異なります。
設置面
新しい事務所に新規設置する場合は、クラウドPBXの導入がおすすめです。電話回線などの配線工事を必要としない為、スピーディーに設置ができます。既存の事務所に新規設置する場合は、PBXかIP-PBXの導入がおすすめです。既存の配線を利用して設置できる為、電話機の設定作業のみで導入が可能です。
機能面
事業内容に応じて機能を増やしていきたい場合は、機能選択が可能なクラウドPBXがおすすめです。顧客情報を利用した機能だけを使うならセキュリティ面でIP-PBXがおすすめです。セキュリティ面
通話内容やその他セキュリティ面を重視する場合、社内網で保護された通信観光で通信ができるIP-PBXがおすすめです。また、これまで良い点だらけのクラウドPBXにも弱点があり、110番や119番その他特殊電話番号が利用できないので注意が必要です。そして、インターネットの通信環境が悪い場合やオフィスが停電になってしまうと利用ができません。