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そもそも自分たちにビジネスホンが必要かどうかも含め、使い方をしっかりと理解したうえで契約することにより、後悔のない選択ができるはずです。
電話のかけ方
ビジネスホンの使い方は、基本的には一般電話と同様となっています。詳細については、ビジネスホンの機種によって異なりますが、一般的に外線通話を行いたい場合には、まず、受話器をあげてから、「0」ボタンを押して発信音を確認し、相手先の電話番号をダイヤルします。
内線通話を行いたい場合には、受話器をあげて内線ボタンを押してから、相手の内線番号をダイヤルするだけで簡単に社内通話をおこなうことができます。
内線機能のあれこれ
ビジネスホンには、社内通話機能を充実させてくれる様々な内線機能が備わっています。主なものとしては、電話機のボタンに使用頻度が高い内線番号を登録することにより簡単に発信できる「内線ワンタッチ発信」や、離席中に内線にかかってきた電話を別の電話に転送できる不在転送」、社内における複数名での内線通話が可能な「内線会議通話」といったものなどがあり、全部で10～20種類以上の便利機能が活用できます。
使い方次第で、効率的に時間を活用できるビジネスツールとなりますね。
受話器を持たずに通話する方法
ビジネスホンには、忙しい人をサポートしてくれる機能のひとつとして、受話器を置いたままで電話をかけたり受けたりすることができる「ハンズフリー」機能があります。使い方はいたって簡単で、電話がかかってきたときに点滅している外線ボタンを押したあと、続けて「マイク」ボタンを押すことにより、受話器を持たずにそのまま会話をすることができます。
通話中には、相手の声がスピーカーから聞こえるため、周囲の同僚などに電話でのやりとりを把握しておいてほしいときにも重宝する機能です。
リダイヤルと電話帳機能を使いこなそう
仕事をしていると、電話をかけた相手が話中ということもよくあるものです。そんなときには、ビジネスホンに付いているリダイヤルボタンを使って、過去に電話をかけた相手にスムーズにかけ直しをしてみましょう。ビジネスホンによっては、オートリダイヤルの機能が装備されており、自動で電話をかけ直してくれる機種もあります。また、お得意様など電話をかける頻度が高い相手の電話番号については、自分の電話機専用の端末別電話帳に登録し、スムーズに発信できるように工夫することも可能です。