ビジネスフォンの使い方完全ガイド：初心者でも簡単に使いこなせる基本操作と便利機能

ビジネスフォンは多機能で便利ですが、「使い方がわからない」「機能を十分に活用できていない」とお悩みの経営者や従業員の方も多いのではないでしょうか。本記事では、ビジネスフォンの基本操作から応用機能まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。正しい使い方を身につけることで、顧客対応の質向上や業務効率化を実現し、電話コミュニケーションを最大限に活用できるようになります。

ビジネスフォンの使い方：基本操作

ビジネスフォンは、一般の電話機とは異なる多彩な機能を持っています。しかし、基本的な操作方法さえマスターすれば、誰でも簡単に使いこなすことができます。まずは電話のかけ方・受け方といった基本操作から、保留や転送といった日常的によく使う機能までを押さえておきましょう。

これらの基本操作を全スタッフが理解することで、電話対応の質が向上し、顧客満足度アップにつながります。また、操作ミスによる取り次ぎミスや通話切断などのトラブルも防止できます。

電話のかけ方・受け方

ビジネスフォンでの電話のかけ方は、内線と外線で操作が異なる場合があります。外線にかける場合は、多くの機種で「0」や「9」などの外線発信ボタンを押してから、相手の電話番号をダイヤルします。内線の場合は、内線番号（通常2〜4桁の番号）を直接ダイヤルするだけで通話が可能です。

電話を受ける際は、着信音が鳴ったら受話器を取るか、スピーカーフォンボタンを押して応答します。多くのビジネスフォンでは、着信音の種類や表示ランプの色で内線か外線かを区別できるようになっています。外線の場合は、「○○会社の△△です」など、社名と名前を名乗ることを忘れないようにしましょう。

ビジネスフォンならではの機能として、着信履歴からのリダイヤルがあります。不在時の着信も記録されているため、後から確認して折り返し電話をかけることができます。また、よくかける電話番号は短縮ダイヤルに登録しておくと、数字2〜3桁の入力だけで発信できて便利です。基本的な操作を覚えれば、日常の電話対応がスムーズになります。

保留と転送の方法

電話の保留機能は、顧客をお待たせする際に活用する基本機能です。多くの機種では「保留」ボタンを押すだけで操作できます。保留中は相手に保留音が流れるため、無音状態で不安にさせることがありません。保留を解除するには、再度同じ回線のボタンを押すか、受話器を取り上げるだけで通話に戻れます。

転送機能は、かかってきた電話を他の担当者につなぐときに使います。基本的な手順は、まず「転送」ボタンを押し、転送先の内線番号をダイヤルします。多くの機種では、転送先の相手と事前に取り次ぎの内容を伝えてから転送する「取り次ぎ転送」と、直接転送する「ダイレクト転送」の両方が可能です。

転送の際の注意点として、転送先が不在の場合の対応を決めておくことが重要です。多くのシステムでは、転送先が応答しない場合は元の通話に戻れる機能があります。また、「転送先の〇〇は現在席を外しております」など、転送前に相手に状況を伝えることで、スムーズな対応が可能になります。日常的によく使う機能なので、確実に操作方法をマスターしておきましょう。

グループ設定と一斉呼び出し

グループ設定は、特定の電話番号にかかってきた際に、複数の電話機を同時に鳴らす機能です。例えば、営業部の代表番号にかかってきた電話を営業部全員の電話機で受けられるようにすることで、誰かが必ず対応できる体制を作れます。また、担当者の不在時でも他のメンバーが対応できるため、対応漏れを防止できます。

一斉呼び出し機能は、内線で全社員や特定のグループに一斉に連絡する機能です。緊急連絡や重要な来客の案内など、速やかに情報を共有したい場合に便利です。多くの機種では、専用のボタンやコードでアナウンスモードに切り替え、全社または選択したグループに向けて一斉に通話できます。

これらの機能を活用するためには、あらかじめグループ設定を行っておく必要があります。部署やチームごとに適切なグループを作成し、必要に応じて複数のグループに所属させることも可能です。また、時間帯や曜日によって着信先のグループを変更する設定も多くのシステムで対応しています。効率的な電話対応体制を構築するために、自社の組織構造に合わせたグループ設定を検討しましょう。

【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/service/bizphone/article01.html

ビジネスフォン応用機能の使い方

ビジネスフォンの応用機能を活用することで、単なる通話装置から業務効率化ツールへと進化させることができます。これらの機能は、顧客対応の質向上や社内コミュニケーションの円滑化に大きく貢献します。

ただし、機種やプランによって利用できる機能は異なりますので、導入しているシステムの仕様を確認することをおすすめします。自社の業務フローに合わせて必要な機能を選択的に活用することが、効率的な運用のコツです。

不在転送設定

不在転送設定は、席を離れる際に自分の電話を他の内線や携帯電話に自動転送する機能です。設定方法は機種によって異なりますが、一般的には「不在」または「転送」ボタンを押し、転送先の番号を入力して登録します。これにより、離席中でも重要な電話を逃さず対応することが可能になります。

特に営業職など外出が多い職種では、オフィスの電話を自分の携帯電話に転送設定しておくことで、顧客からの連絡を確実に受けることができます。また、長期不在の場合は同僚や代理の担当者に転送することで、業務の継続性を確保できます。

不在転送設定には、「すべての着信を転送」「無応答時のみ転送」「話中の場合のみ転送」など、状況に応じた設定オプションがある場合が多いです。例えば、会議中などで電話に出られない場合は「話中転送」を設定しておくと、他の電話対応中でも着信を逃しません。業務スタイルに合わせて適切なモードを選択することで、効率的な電話対応が可能になります。

会議通話の設定方法

会議通話（三者通話）は、3人以上で同時に会話ができる便利な機能です。設定方法の基本的な流れは、まず1人目と通話中に「保留」または「会議」ボタンを押し、2人目の電話番号をダイヤルします。2人目が応答したら、再度「会議」ボタンを押すことで三者通話が開始されます。

この機能は、複数の関係者と同時に情報共有や意思決定が必要な場合に非常に便利です。例えば、顧客と技術担当者を交えた打ち合わせや、複数の部署にまたがる案件の調整などに活用できます。移動時間や調整の手間を省き、迅速な問題解決につながります。

会議通話を効果的に行うコツとしては、参加者全員に会議通話を始める旨を事前に伝えておくことが重要です。また、発言者は名乗ってから話し始めるなど、誰が話しているかわかるようにするとスムーズです。通話品質を確保するために、できるだけ静かな環境で参加し、発言していないときはミュート機能を活用することも有効です。遠隔地のメンバーを含めた円滑なコミュニケーションを実現できます。

通話録音の活用法

通話録音機能は、電話での会話内容を記録できる非常に有用な機能です。多くのビジネスフォンでは、通話中に「録音」ボタンを押すだけで録音が開始され、再度押すか通話終了で録音が完了します。録音したデータは内蔵メモリやクラウド上に保存され、あとから再生や共有が可能です。

この機能の活用方法としては、まず重要な商談内容の記録が挙げられます。細かい仕様や納期、金額などの重要事項を聞き逃すことなく正確に記録できるため、後のトラブル防止につながります。また、クレーム対応の品質向上にも役立ちます。対応内容を録音して分析することで、より良い顧客対応の方法を社内で共有できます。

通話録音を行う際の注意点としては、相手に録音の旨を伝えることが基本です。「会話内容を正確に記録するため録音させていただきます」など、事前に承諾を得ることがマナーであり、多くの場合は法的にも求められます。また、録音データの管理には十分注意し、個人情報や機密情報を含む録音は適切に保護・管理する体制を整えることが重要です。正しく活用することで、業務品質の向上に大きく貢献します。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/21function/

【参考サイト】https://www.ntt-west.co.jp/news/1312/131206b_1.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

ビジネスフォンの使い方：効果的な電話対応術

電話は企業の顔とも言える重要なコミュニケーションツールです。ビジネスフォンの機能を活用しながら、効果的な電話対応を行うことで、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの創出につながります。

技術的な操作方法だけでなく、応対の質を高めるためのポイントも押さえておくことで、ビジネスフォンの真価を発揮できるでしょう。ここでは、電話応対の基本マナーから、よくあるトラブル対応まで実践的なノウハウをご紹介します。

電話応対の基本マナー

電話応対の基本は、明るく・はっきり・丁寧に話すことです。電話では表情が見えないため、声のトーンや話し方が特に重要になります。笑顔で話すと自然と声に明るさが出るため、電話対応時も意識的に笑顔を作ることをおすすめします。

受け答えの基本的な流れは、まず「お電話ありがとうございます。○○会社の△△でございます」と名乗ります。次に相手の名前と用件を確認し、適切な対応を行います。通話の終了時には、「お電話いただきありがとうございました」など、感謝の言葉で締めくくりましょう。

電話でのコミュニケーションを円滑にするポイントとして、復唱確認の習慣化が挙げられます。相手の伝えた内容を「〇〇とのことですね」と繰り返すことで、聞き間違いを防ぎ、確実な情報共有が可能になります。また、メモを取る習慣も重要です。特に日時や固有名詞、数字などは必ずメモに残し、後から確認できるようにしましょう。これらの基本マナーを全社で共有し、統一した対応を心がけることで、企業としての信頼性向上につながります。

ピーク時の効率的な対応

電話が集中するピーク時には、グループ着信や自動応答システムなどのビジネスフォン機能を活用することで、効率的な対応が可能になります。複数の担当者で分担して対応できるよう、あらかじめグループ設定を行っておきましょう。

ピーク時の心構えとして、簡潔かつ丁寧な対応を心がけることが重要です。1件1件の通話時間を必要以上に長くしないよう意識し、用件を正確に把握したら適切な部署や担当者に迅速につなぐことを徹底します。ただし、急いでいるからといって雑な対応をすると、顧客満足度の低下につながるため注意が必要です。

混雑時の具体的な対応テクニックとして、「大変申し訳ございませんが、ただいま電話が混み合っております」と状況を説明した上で、「改めてお電話いただくか、メールでのお問い合わせも承っております」など、代替手段を提案することも有効です。また、保留時間が長くなりそうな場合は「少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と一言断りを入れ、1分以上になる場合は途中で状況報告をするなど、顧客に不安を感じさせない配慮が大切です。組織としての対応力を高めることが重要です。

よくあるトラブルとその対処法

ビジネスフォンを使用する中で、いくつかの典型的なトラブルが発生することがあります。まず、通話中に誤って切断してしまった場合は、すぐに折り返し電話をかけ、「大変申し訳ございません。先ほどの通話が切れてしまいました」と謝罪するのが基本です。

転送ミスが発生した場合も同様に、速やかに対応することが重要です。転送先が不在だった場合は、「担当の○○は現在席を外しております。私がご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」など、代替対応を提案します。または「後ほど担当からお電話させていただきますが、よろしいでしょうか」と確認してから、確実に担当者に伝達しましょう。

電話機自体のトラブルとしては、音声が聞こえにくい、ノイズが入るといった問題が起こることがあります。このような場合は、別の電話機からかけ直すか、「恐れ入りますが、音声に問題があるようです。一度電話を切って、私からおかけ直しさせていただいてもよろしいでしょうか」と提案するとよいでしょう。日常的なトラブル対応マニュアルを作成し、全スタッフで共有しておくことで、突発的な問題にも冷静に対処できるようになります。

ビジネスフォンの使い方：業務効率化

ビジネスフォンは単なる通話装置ではなく、業務プロセス全体を効率化するツールとしての活用が可能です。適切に利用することで、電話対応の質を向上させるだけでなく、社内コミュニケーションの円滑化や顧客情報の管理にも役立てることができます。

特に人的リソースに限りがある中小企業にとって、ビジネスフォンの機能を最大限に活用することは、コスト削減と業務効率化の両立につながります。ここでは、日常業務の効率化から顧客管理の改善まで、実践的な活用方法をご紹介します。

通話履歴の活用方法

ビジネスフォンの通話履歴機能は、単なる着信・発信記録以上の価値があります。定期的に通話履歴を確認することで、「どの時間帯に電話が集中するか」「どの顧客からどれくらいの頻度で連絡があるか」といった傾向を把握できます。これらのデータに基づいて人員配置や業務スケジュールを最適化することで、効率的な運営が可能になります。

また、営業活動においても通話履歴は有効活用できます。例えば、「3か月以上連絡のない顧客」をリストアップして定期的なフォローアップを行うことで、潜在的な商談機会を逃さないようにできます。履歴から連絡頻度の高い顧客を特定し、優先的な対応や特別サービスの提案などにつなげることも可能です。

さらに、通話履歴と顧客管理システム（CRM）を連携させることで、より高度な顧客情報管理が実現します。通話の日時や内容、対応者などを記録しておくことで、誰が対応しても過去の経緯を把握した上で顧客対応ができるようになります。社内での情報共有ツールとしても活用することで、組織全体の対応力向上につながります。

スマートフォン連携の活用

ビジネスフォンのスマートフォン連携機能を活用することで、オフィス外でも効率的な業務遂行が可能になります。多くのクラウド型ビジネスフォンでは、専用アプリを通じてスマートフォンをオフィスの内線電話として使用できます。これにより、外出先や在宅勤務中でも会社の電話番号で発着信が可能になります。

この機能のメリットは、まず顧客からの信頼性向上にあります。営業担当者が外出中でも会社の電話番号で連絡できるため、個人の携帯電話番号を開示せずにプロフェッショナルな印象を与えられます。また、不在時の着信も通知されるため、重要な電話を逃す心配がありません。

業務の柔軟性という点でも大きなメリットがあります。在宅勤務やフレックスタイム制を導入している企業では、場所を選ばず一貫した電話対応が可能になります。また、緊急時や災害時のバックアップとしても機能するため、事業継続の観点からも有効です。ただし、プライベートとの境界が曖昧になるリスクもあるため、業務時間外の対応ルールを明確にしておくことが重要です。適切に活用することで、働き方改革と顧客サービス向上の両立が可能になります。

チーム間のコミュニケーション改善

ビジネスフォンは社内コミュニケーションの円滑化にも大きく貢献します。内線機能を活用することで、部署間の迅速な情報共有が可能になります。特に、フロアが分かれている場合や、立ち歩きが難しいデスクワーク中心の業務では、内線通話による素早い確認が業務効率を大きく向上させます。

近年のビジネスフォンシステムには、チャット機能やプレゼンス表示（在席状況表示）などが統合されているケースも増えています。これらを活用することで、「電話するほどではないが確認が必要な事項」を効率的にやり取りしたり、相手の状況を確認してから連絡を取ったりすることが可能になります。

また、一斉連絡機能を活用することで、緊急事態の発生や重要な来客の案内など、全社で共有すべき情報を迅速に伝達できます。定例の朝礼や終礼を内線会議で行うことで、離れた拠点間でも一体感のあるコミュニケーションが実現します。これらの機能を組み合わせて活用することで、縦割り組織の壁を越えた柔軟なチームワークが促進され、組織全体の生産性向上につながります。

ビジネスフォンの使い方：FAQ

ビジネスフォンの使い方に関して、よくある質問と回答をまとめました。初めて使う方や、より効果的な活用法を知りたい方の参考になれば幸いです。

実際の操作方法は機種によって異なる場合がありますので、詳細については導入しているシステムのマニュアルや、サポート窓口にご確認ください。ここでは一般的な内容についてお答えします。

Q1. ビジネスフォンの基本設定はどのように行いますか？

ビジネスフォンの基本設定は、機種やシステムによって操作方法が異なるため、まずは導入時に提供されるマニュアルを確認することをおすすめします。一般的には、短縮ダイヤルの登録、保留音の設定、着信グループの設定などが基本設定に含まれます。

短縮ダイヤルの登録は、多くの機種で「機能」ボタンなどを押してから短縮番号と登録したい電話番号を入力する方法で行います。よく連絡する取引先やお客様の番号を登録しておくと、日常業務が効率化します。

保留音の設定は、標準で用意されているものから選択するか、独自の音源（会社案内など）を登録することが可能です。また、時間外や休業日の自動応答メッセージなども設定できる機種が多いです。これらの設定は一度行えば長期間使用できますので、導入初期にしっかりと設定しておくことをおすすめします。詳細な操作方法は機種により異なるため、不明な点はメーカーのサポート窓口に問い合わせることが確実です。

Q2. よく使う機能をワンタッチで操作する方法はありますか？

多くのビジネスフォンには、プログラマブルキーやファンクションキーと呼ばれる、自由に機能を割り当てられるボタンが用意されています。これらのボタンに頻繁に使う機能や電話番号を設定することで、ワンタッチ操作が可能になります。

例えば、よく電話をかける取引先の番号、頻繁に使う転送先の内線番号、不在転送の設定・解除などを割り当てておくと便利です。設定方法は機種によって異なりますが、一般的には「機能」や「設定」ボタンを押した後、プログラマブルキーを選択し、割り当てたい機能を指定する流れになります。

また、多くの最新機種では、液晶画面にタッチパネル式のショートカットメニューが表示されるものもあります。使用頻度の高い機能を画面上に配置しておくことで、直感的な操作が可能になります。自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることで、日常の電話対応の効率が大きく向上するでしょう。詳細な設定方法については、機器のマニュアルを確認するか、導入業者にサポートを依頼することをおすすめします。

Q3. 電話が集中する時間帯の効率的な対応方法はありますか？

電話が集中する時間帯には、ビジネスフォンの複数の機能を組み合わせた対応が効果的です。まず「着信グループ設定」を活用し、特定の電話番号への着信を複数のスタッフで分担して受けられるよう設定しましょう。これにより、一人に負担が集中することを防げます。

また、「自動応答システム（IVR）」が導入されている場合は、「お問い合わせは1、注文は2、サポートは3」というように、用件別に適切な部署へ振り分けることで、対応の効率化が図れます。さらに、一時的に対応できない場合のために「コールバック予約」機能を活用すると、お客様の番号を記録して後からこちらから連絡することができます。

「通話録音」機能を活用することで、混雑時でも要点のみをメモしながら迅速に対応し、詳細は後から録音を聞き直して処理するという方法も有効です。また、繁忙期の一時的な対策として、リモートワーク中のスタッフやアルバイトスタッフのスマートフォンにも着信を転送できるよう設定しておくと、急な通話量増加にも柔軟に対応できます。これらの機能を組み合わせることで、顧客満足度を維持しながら効率的な対応が可能になります。

当社サービス利用者の声

当社のビジネスフォンサービスは、様々な業種・規模のお客様にご利用いただいています。ここでは実際に導入いただいたお客様からの生の声をご紹介します。

それぞれのビジネスシーンでどのように活用され、どのような効果を実感されているのか、参考にしていただければ幸いです。ビジネスフォンの使いこなし方は業種や会社の規模、業務スタイルによって異なりますが、工夫次第で大きな業務改善につながります。

小売業 A社様の場合

「当初はビジネスフォンの多機能ぶりに戸惑いましたが、当社のスタッフによる丁寧な操作説明のおかげで、今では全スタッフが使いこなせるようになりました。特に便利だと感じるのは通話録音機能です。お客様からの複雑な注文内容も正確に記録できるため、聞き間違いによるトラブルが激減しました。

また、スマートフォン連携機能を活用して、店長が仕入れで外出中でも店舗の電話番号で対応できるようになり、お客様からの信頼度が向上したと感じています。バックヤードでの作業中も内線電話で店頭スタッフと連絡が取れるため、接客の質を落とさずに効率的な人員配置が可能になりました。

導入前は「難しそう」という先入観がありましたが、実際に使ってみると直感的な操作で思ったより簡単でした。新人スタッフも半日程度の研修で基本操作をマスターできています。電話対応の質が向上したことで顧客満足度も上がり、リピーター率の向上につながっています。コスト以上の効果を実感しています。」

医療クリニック B様の場合

「予約の電話が集中する朝の時間帯と、診療後の問い合わせが多い夕方の対応に苦慮していましたが、ビジネスフォンの着信グループ機能と自動応答機能を活用することで、スタッフの負担が大幅に軽減されました。

特に役立っているのは「保留順表示機能」です。複数の電話が同時にかかってきても、着信順がディスプレイに表示されるため、お待たせしている患者さんを把握しやすくなりました。また、保留音の間に診療時間や休診日のお知らせを流すことで、よくある質問への対応時間を削減できています。

スタッフへの使い方研修も、貴社の担当者による実機を使ったハンズオンセッションが非常に分かりやすく、短時間で習得できました。操作マニュアルも写真入りで分かりやすく、新人スタッフへの教育にも活用しています。最初は電子カルテとの連携に不安がありましたが、スムーズに機能しており、患者さん情報の管理が一元化できたことも大きなメリットです。診療に集中できる環境が整いました。」

IT企業 C様の場合

「リモートワークを積極的に取り入れている当社では、場所を選ばない電話対応が課題でした。クラウド型ビジネスフォンの導入により、社員が自宅やコワーキングスペースからでも会社の電話番号で発着信できるようになり、お客様からの信頼性を損なうことなく柔軟な働き方が実現しました。

当初はシステムの使い方に不安がありましたが、オンライン研修プログラムが非常に充実しており、ビデオマニュアルを活用して全社員が短期間で操作をマスターできました。特に便利なのはチャット連携機能です。電話中に内容をチャットで他のメンバーに共有できるため、複雑な技術的問い合わせにもチーム全体で対応できるようになりました。

また、通話分析機能で問い合わせ内容の傾向を把握できるようになり、FAQの充実やナレッジベースの強化につながっています。導入から3ヶ月で問い合わせ対応時間が平均20%短縮され、顧客満足度調査でも評価が向上しました。操作性の良さと豊富な機能、そして何より丁寧なサポートに感謝しています。今後も機能を深く理解し、さらなる業務効率化を図っていきたいと思います。」

ビジネスフォンの使い方：まとめ

ビジネスフォンは、適切に使いこなすことで単なる電話機以上のビジネスツールとなります。基本操作からスタートし、徐々に応用機能を活用していくことで、顧客対応の質向上や業務効率化を実現できます。

本記事でご紹介した内容を参考に、社内での使い方研修や操作マニュアルの整備を行い、全スタッフが効果的に活用できる環境を作りましょう。導入時の不安や戸惑いはありますが、実際に使い始めると直感的な操作で思ったより簡単だという声が多く寄せられています。

電話コミュニケーションは依然としてビジネスの重要な基盤です。ビジネスフォンの機能を最大限に活かし、顧客満足度と業務効率の双方を高めることで、企業としての競争力向上につなげていただければ幸いです。

ビジネスフォンのことをもっと知りたい方へ