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そこで、保留・転送機能について、その使い方の基本や使い分け方を見てみましょう。
保留機能の使い方
毎日ビジネスフォンを利用している方にとっては、保留・転送機能はあたりまえ過ぎる機能かもしれません。しかし、よく使い方を知らない方にとっては、混乱を招くものです。基本的な使い方を再確認しておきましょう。保留機能とは、ご存知の通り、かかってきた外線に対して、保留ボタンを押すと、一時的に待機状態になるというものです。もし電話を取り次ぎたい社員が近くにいる場合には、外線がかかっていることを告げます。
そして取り次がれた社員が自分のデスクにある電話機の保留を解除すれば、そのまま通話ができ、取り次ぎ完了となります。
しかし、電話を取り次ぎたい社員が遠方にいて話しかけられなかったり、別室にいたりすることもあります。そういう場合は、保留中に内線呼び出しをして、まずは社員と通話をします。一般的なビジネスフォンは、保留ボタンを押せば同時に内線呼び出し待機状態になるので、そのまま取り次ぎたい社員の内線番号をプッシュします。そして相手へ外線着信が入っていることを伝えて内線を切れば取り次ぎ完了です。
転送機能の使い方
一方、転送機能はどのように使うのでしょうか。電話を社内の誰かに取り次ぎたい場合、先ほどの保留ボタンとは異なり、転送ボタンを押します。押した後の状態は、保留ボタンと変わりません。内線呼び出しができる待機状態です。そこで、電話を取り次ぎたい社員の内線番号を押して、まずはその社員と通話をします。こちらから外線がかかってきている旨、転送する旨を伝えたら、そのまま受話器を置けば電話が転送されます。
保留との違いは、強制的に電話が転送される点にあります。保留の場合は、電話を取り次がれた社員は自分で保留ボタンを解除して電話に出ることになりますが、転送の場合、そのまま外線の相手とつながります。 よく、複数の外線がかかっている際に、間違った電話に出てしまうことがありますが、転送機能を使えばそれを防ぐことができます。
複数の外線が同時にかかってきている場合には、転送機能のほうが確実に相手に電話を取り次ぐことができるでしょう。