ビジネスフォンの基本的な使い方（1）

ビジネスフォンをオフィスに導入しても、その使い方を知っている人は多くないはずです。家庭用の電話機と異なり、ビジネスフォンは機能が多彩なだけに、使い方を把握しておきたいものです。

そもそも電話をかけるにはどうすればいいのか

ビジネスフォンはボタンがたくさんあり、電話をかけるのにも戸惑ってしまいますね。でも、恐れずにチャレンジしてみましょう。さて、基本である電話のかけ方ですが、実は基本は家庭用電話機と一緒なのです。ただ、一般的な電話のかけ方と異なり、ビジネスフォンは複数の番号や回線を使い分けるため、「外線ボタン」というものがあります。この外線ボタンで番号の使い分けを行ないますので、まず受話器を上げ（あるいはスピーカーボタンを押し）、発信したい回線番号の外線ボタンを押します。そして相手先の番号をダイヤルすれば電話がかかるという仕組みです。
ビジネスフォンによっては相手先の番号をダイヤルした後に外線ボタンを押すやり方もあります。そして、呼び出し音が流れて相手が電話に出れば通話スタートという流れになりますね。
なお、通話が終わったら家庭用電話と同様に受話器を置けば通話が終了となります。

ワンタッチダイヤルって何？

上記のように、初めて電話をかける相手の番号は名刺なりメモしておいた10ケタの電話番号をダイヤルしなければなりませんが、ビジネスフォンには「ワンタッチダイヤル」という機能があります。一部、家庭用電話機にも同様の機能があります。ワンタッチボタンの利用方法は、ビジネスフォンの機種によりさまざまなのですが、だいたいのビジネスフォンは各端末電話機に登録することが可能となっています。
オフィス全体で共通の短縮番号の登録は、システム設定用の主装置端末に登録されていることが一般的です。もちろん、ビジネスフォンの機種によってワンタッチダイヤルの使い方や登録方法には違いがありますから、必ずビジネスフォンの取扱説明書などで確認するようにしましょう。中古のビジネスフォンを購入したため取扱説明書がないという場合は、そのビジネスフォンのメーカーまたは営業担当者に問い合わせてみてはいかがでしょうか。