オフィスに固定電話を導入する際に便利！こんな電話サービスも

オフィスに固定電話を導入する際に便利！こんな電話サービスも

オフィスに固定電話を導入する際に、ぜひ知っておいてほしいことがあります。それは、電話サービスを利用すること。特に小規模オフィスやSOHOの場合、事務所を空けることが頻繁にあるでしょう。そんなときに役立つ、かゆいところに手が届く電話サービスをご紹介します。

■電話秘書サービスとは？

「電話秘書サービス」とは、その名の通り、月額で定額を支払えば、平日の電話を代わって受けてくれるというサービスです。電話をかけてきた相手から受けた用件はメールで連絡してくれます。

とはいえ、すべて代行で電話を受けた後、メールで連絡をくれるだけにはとどまりません。携帯電話や固定電話へ、電話で報告してくれたり、取り次ぎ転送してくれたり、簡単な質疑応答パターンを指定しておけば、それを電話の相手に対して答えてくれたりするサービスがあります。まさに電話秘書という便利なサービスです。

■電話転送サービスとは？

次におすすめなのが、電話転送サービスです。NTTのボイスワープや、ソフトバンクの「おとくライン」の付加サービスである多機能転送サービスを例に挙げることができます。

着信があった時点で、指定の別の番号へ転送してくれるサービスで、自動的に直接転送するパターンや、一度転送元の電話機に着信させ、応答してから転送できるパターンなどがあります。

オフィスを完全に空けてしまうことが多いのか、それとも、外回りの営業マンの携帯電話にかかってくる電話が多いのかなど、それぞれの企業の状況によって使い分けることができます。

■自社に有益なサービスを利用しよう

これらのサービスを導入する場合、「便利そうだから」という理由だけでは決して導入はおすすめしません。自社のオフィスの状況や、人数、業務内容に合ったサービスを導入するのをおすすめします。

迷う場合には、一度サービスを導入してみてから検討するという方法もあるでしょう。ビジネスチャンスを逃さないためにも、ぜひ利用を検討してみてください。