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大事な顧客や取引先からの着信も、話し中の音を聞かせることなく、代わりの社員が対応するなどして、取りこぼすこともなくなるでしょう。
話中転送とは？
話中転送とは、自分がビジネスフォンで話し中で他の電話がかかってきたときに、別のビジネスフォンに内線着信させることのできる機能です。他のビジネスフォンへの転送だけでなく、留守番電話にも転送させることもできるので、近くに代わりに電話を受けられる社員がいないときなどには、臨機応変に対応することができます。
話中転送の使い方
話中転送の機能を使いたい場合、一般的には、電話機ごとに個別に設定することになります。例えば、話し中に外線着信があった場合、どこに転送するかを細かく設定することができます。内線や内線代表グループへの転送、ガイダンスが流れてボイスメールへ転送して留守録を促すなどが選択肢としてあります。
このようにあらかじめ設定しておくことで、話し中に着信があった際に、自動でその設定通りに転送が行われます。
話中転送の活用シーン
話中転送は、大事な電話を取りこぼさないというメリットがあります。そのメリットの大きさは、もしこの機能を使わなかった場合をイメージすると分かりやすいでしょう。大事な顧客や取引先の方に、話し中のトーンを延々と聞かせるだけで、一向につながらない状況にさせてしまいます。そんなとき、他の社員がすぐに電話を受け、一次対応するだけで、印象は大きく変わってくるものです。
何気ない気配りが、やがて大きな信頼を生み、商談成立などの成功を生み出すものです。ビジネスフォンの機能をうまく利用して、ぜひ業務に役立ててみてください。
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