クラウドPBXの仕組みを完全図解！従来型PBXとの違いと導入メリット

ビジネスフォンの選択に迷っている企業担当者の方へ。近年注目を集めるクラウドPBXは、電話システムの常識を変える新しい仕組みとして普及が進んでいます。本記事では、クラウドPBXの基本的な仕組みから従来型PBXとの違い、導入メリット、選び方のポイントまで、図解を交えてわかりやすく解説します。コスト削減や業務効率化を実現する電話システムをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは？基本的な仕組みを解説

クラウドPBXとは、クラウド上で動作する電話交換システムのことです。従来のPBX（構内交換機）とは異なり、物理的な機器を自社内に設置する必要がなく、インターネット経由でサービスを利用できます。電話回線をインターネット回線に置き換え、音声データをデジタル化して送受信する仕組みにより、場所を選ばない柔軟な電話環境を実現します。

クラウドPBXの基本的な仕組み

クラウドPBXは、インターネット回線を使用してIP電話として機能します。クラウドPBXの仕組みを簡単に説明すると、まず音声データがIP電話機やスマートフォンアプリで受信され、デジタル化されます。そのデータはインターネット回線を通じてクラウド上のPBXサーバーへ送信されます。

クラウドPBXサーバーでは、着信や発信の管理、内線の制御、通話の転送など、従来のPBXと同様の機能が実行されます。ただし、すべての処理がクラウド上で行われるため、物理的な設備投資が不要になり、遠隔地からでも管理画面にログインするだけでシステム設定の変更が可能です。

従来のオンプレミスPBXとの違い

クラウドPBXと従来型のPBXの最大の違いは、システムの設置場所と管理方法にあります。従来型（オンプレミス）のPBXでは、物理的な交換機を自社内に設置し、専門知識を持った担当者が管理する必要がありました。初期導入費用が高額で、拡張性にも制限がありました。

一方、クラウドPBXではハードウェア設備が不要となり、インターネット環境さえあれば利用できます。初期費用を大幅に削減でき、月額料金制で利用できるため、コスト予測が立てやすくなっています。また、リモートワークやテレワークにも対応しやすく、スマートフォンでも内線として利用できる柔軟性が特徴です。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/service/pbx/

クラウドPBXの主な機能と導入メリット

クラウドPBXの導入は、ビジネスフォンシステムの刷新にとどまらず、働き方改革や業務効率化にも貢献します。主なメリットには、コスト削減、スケーラビリティの向上、場所を選ばない働き方の実現などがあります。システム管理者にとっても、遠隔操作で設定変更や保守が可能になる点が大きな利点です。

コスト削減効果

クラウドPBXを導入することで期待できるコスト削減効果は多岐にわたります。従来のPBXシステムでは、初期導入時に高額な機器購入費や工事費が必要でした。それに対し、クラウドPBXは物理的な機器の購入が不要で、初期費用を大幅に抑えられます。

また、月額料金制のサブスクリプションモデルが一般的なため、予算管理がしやすくなります。通話料金も、IP電話の活用により内線通話が無料になったり、拠点間通話のコストが削減されたりするケースが多いです。さらに、システムのメンテナンスや更新作業はサービス提供事業者が担当するため、保守コストも削減できます。

モバイル連携とリモートワーク対応

クラウドPBXの大きな強みは、場所を選ばない働き方を実現できる点です。スマートフォンやタブレットにアプリをインストールするだけで、外出先でも内線電話として利用できます。これにより、オフィスの固定電話に届いた電話をモバイル端末で受けることが可能になります。

在宅勤務やリモートワークが一般化している今日、この機能は非常に重要です。社員がどこにいても同じ電話番号で連絡が取れるため、顧客対応の品質を維持しつつ、柔軟な働き方を支援します。また、災害時や緊急時のBCP（事業継続計画）対策としても有効で、オフィスが使用できない状況でも通常通りの電話対応が可能になります。

拡張性と機能のカスタマイズ性

クラウドPBXのもう一つの利点は、ビジネスの成長に合わせて柔軟にスケールできる点です。従来のPBXでは、回線や内線の増設に物理的な制約がありましたが、クラウドPBXではウェブ管理画面から簡単に内線数を増やしたり、新しい機能を追加したりできます。

また、CRMやチャットツールなど、他のビジネスシステムとの連携も容易です。API連携により、着信時に顧客情報が自動表示されるなど、業務効率を高める高度な機能も実現可能です。必要な機能だけを選択できるため、企業の規模やニーズに合わせた最適なシステム構築ができます。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/11selections/

【参考サイト】https://www.ntt.com/business/lp/cloud-pbx.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/cloudsolution/column-286.html

クラウドPBXの選び方とシステム要件

クラウドPBXを選ぶ際のポイントは、自社の電話利用状況やビジネスニーズを明確にすることです。内線数や同時通話数、必要な機能（通話録音、IVR、通話分析など）を洗い出し、それに対応したサービスを選定します。また、既存の電話番号の継続利用や、将来的な拡張性も考慮すべき重要な要素です。

必要なインターネット環境

クラウドPBXを安定して利用するためには、信頼性の高いインターネット環境が必須条件です。音声通信はリアルタイム性が求められるため、安定した帯域幅と低遅延の回線が必要です。一般的には、光回線などの高速インターネット回線が推奨されます。

内線数や同時通話数に応じて必要な帯域幅は変わりますが、基本的には1通話あたり100kbps前後が必要とされています。また、通信品質を確保するためにQoS（Quality of Service）設定を行い、音声データに優先順位を与えることで、他のデータ通信の影響を受けにくくすることも重要です。

セキュリティ対策の重要性

クラウドPBXを安全に運用するためのセキュリティ対策は非常に重要です。インターネット経由で通信を行うため、適切な保護措置がなければ、盗聴や不正アクセスのリスクが生じます。

信頼性の高いクラウドPBXサービスでは、通話の暗号化（SRTPプロトコルなど）や、アクセス制御機能を標準で備えています。また、定期的なパスワード変更や、二要素認証の導入なども有効なセキュリティ対策です。

さらに、社内のセキュリティポリシーに従った運用ルールを策定し、従業員への教育も欠かせません。特に、リモートワーク環境でクラウドPBXを利用する場合は、VPN接続の活用なども検討すべきでしょう。

クラウドPBX導入のステップとプロセス

クラウドPBXの導入プロセスは、従来型PBXよりもシンプルです。基本的な流れとしては、現状分析と要件定義、サービス選定、導入計画の策定、実装とテスト、社内教育と運用開始という段階を踏みます。物理的な機器設置が最小限で済むため、導入期間も短縮できるのが特徴です。

現状分析と要件定義

クラウドPBX導入の第一歩は、現在の電話利用状況を詳細に分析することから始まります。具体的には、内線数や外線数、ピーク時の同時通話数、よく使用する機能、電話を使った業務フローなどを洗い出します。特に重要なのは、どのような課題を解決したいのかという目的を明確にすることです。

例えば、コスト削減が目的なのか、リモートワーク対応なのか、顧客対応品質の向上なのかによって、選ぶべきサービスや機能が変わってきます。また、既存の業務システム（CRMなど）との連携要件や、将来的な拡張予定についても整理しておくことが重要です。

このステップでは、部門横断的なチームを結成し、各部門のニーズを集約することで、より包括的な要件を定義できます。この要件定義が適切であれば、後の選定プロセスがスムーズに進みます。

サービス選定と導入計画

クラウドPBXサービスの選定では、複数のサービスを比較検討することが重要です。各サービスの機能、料金体系、サポート体制、セキュリティ対策などを総合的に評価します。無料トライアルや、デモ環境を提供しているサービスがあれば、実際に使用感を確かめることをおすすめします。

導入計画の策定では、移行のタイミングや段階的な導入プロセスを検討します。一度にすべての電話システムを切り替えるのではなく、部門ごとや拠点ごとに段階的に導入するアプローチも効果的です。特に、既存の電話番号を継続利用する場合は、番号ポータビリティの手続きや切替のタイミングを慎重に計画する必要があります。

また、導入に伴うネットワーク環境の整備や、必要なハードウェア（IP電話機など）の選定・調達も計画に含めます。さらに、社内教育のスケジュールや、運用体制の構築についても検討しておくことが大切です。

FAQ

クラウドPBXについてのよくある質問と回答をまとめました。導入を検討する際に生じる疑問点や懸念事項について解説します。サービス選択の参考にしてください。技術的な質問から運用面での疑問まで幅広くカバーしていますが、さらに詳しい情報が必要な場合は専門のサービス提供事業者にお問い合わせください。

Q1. クラウドPBXとIP-PBXの違いは何ですか？

クラウドPBXとIP-PBXの最大の違いは、システムの設置場所と管理方法にあります。IP-PBXは、従来のアナログPBXをIP技術でデジタル化したシステムで、基本的には自社内にサーバーを設置して運用します。つまり、オンプレミス型のソリューションです。

一方、クラウドPBXはすべてのシステムがクラウド上にあり、サービス提供事業者が管理・運用を担当します。ユーザー企業は物理的な機器を所有せず、インターネット経由でサービスを利用します。

この違いにより、導入コスト、運用負担、拡張性などの面でクラウドPBXに優位性がありますが、インターネット接続への依存度が高まるというデメリットもあります。企業の規模やニーズ、既存のIT環境などを考慮して、適切な選択をすることが重要です。

Q2. 既存の電話番号はクラウドPBXに移行できますか？

既存の電話番号をクラウドPBXに移行することは、多くの場合可能です。この手続きは「番号ポータビリティ」と呼ばれ、電気通信事業法により保証されています。ただし、いくつかの条件や手続きがあります。

まず、現在の電話番号が番号ポータビリティ対象であることを確認する必要があります。一般的な固定電話番号は対象になりますが、一部のIP電話番号や、特殊な番号は対象外の場合があります。また、申込者が現在の契約者と同一である必要があります。

手続きは通常、新しいクラウドPBXサービス提供事業者が代行してくれますが、現在の電話会社への解約手続きも必要です。移行作業には2週間から1ヶ月程度の期間がかかることが一般的で、この間の通信断絶を最小限にするための計画が重要です。

Q3. インターネット接続が切れた場合の対策はありますか？

クラウドPBXの最大の懸念点は、インターネット接続に依存している点です。接続障害が発生した場合の対策としては、いくつかの方法があります。

最も基本的な対策は、インターネット回線の冗長化です。主回線と予備回線を用意し、自動的に切り替わる仕組みを構築します。例えば、光回線をメインに、モバイル回線をバックアップとして用意するといった方法があります。

また、多くのクラウドPBXサービスでは、「フォールバック機能」を提供しています。これは、インターネット接続が切断された場合に、事前に設定しておいた携帯電話などの別回線に自動的に着信を転送する機能です。さらに高度な対策としては、オンプレミスの小規模PBXをバックアップとして併用する方法もあります。

当社サービス利用者の声

当社のクラウドPBXサービスを導入いただいたお客様からは、多くの前向きなフィードバックをいただいています。特に、コスト削減効果や業務効率の向上、リモートワーク環境への適応などについて高い評価をいただいています。以下では、実際のお客様の声を紹介しながら、クラウドPBXがどのように企業の課題解決に貢献しているかをご覧いただけます。

小売業A社様の事例

「複数店舗を効率的に運営できるようになりました」

都内に5店舗を展開する小売業のA社様。従来は各店舗に個別の電話回線を引いていましたが、クラウドPBXを導入したことで、すべての店舗の電話を一元管理できるようになりました。

「店舗間の内線通話が無料になっただけでなく、どの店舗にかかってきた電話も本部で一括して受け付けられるようになり、接客中でも電話対応に追われることがなくなりました。また、繁忙期には在宅スタッフもサポートに入れるようになり、顧客対応の質が向上しました」と、導入の効果を実感されています。

特に、通話料金の削減効果は年間で約30%に達し、初期投資も従来のPBXシステムと比較して大幅に抑えることができたとのことです。

IT企業B社様の事例

「テレワーク環境下でも高品質な顧客サポートを維持できています」

ソフトウェア開発を手がけるB社様は、コロナ禍をきっかけに全社的なリモートワーク体制に移行しました。その際、従来のオフィス電話システムでは対応が難しかった顧客サポート業務の継続が課題でした。

クラウドPBXの導入により、自宅で勤務するサポートスタッフがスマートフォンでも会社の電話番号で応対できるようになりました。「お客様からは『在宅勤務に移行したのに、電話対応の品質が変わらない』と評価いただいています。むしろ、通話履歴や録音機能を活用することで、以前よりも顧客対応の質が向上したと感じています」と語ります。

スマホアプリでの内線利用により、社員間のコミュニケーションもスムーズになり、リモートワークの課題であった情報共有の問題も解消できたとのことです。

医療クリニックC様の事例

「予約受付の効率が格段に向上しました」

地域の皮膚科クリニックであるC様は、電話予約の集中による機会損失に悩んでいました。クラウドPBXの導入により、自動応答システム（IVR）と予約システムの連携を実現。さらに、繁忙時間帯には予約専用のリモートスタッフが自宅から対応できる体制を構築しました。

「以前は電話対応に追われて診療に集中できないことが多かったのですが、現在は受付スタッフの負担が大幅に軽減され、患者さんへのサービス向上につながっています。特に、通話録音機能により『言った・言わない』のトラブルがなくなり、安心して業務に取り組めるようになりました」と評価しています。

また、クラウドPBXの導入は月額料金制のため、初期費用の負担が少なく、クリニックのような中小規模の医療機関にも導入しやすいとの声もいただいています。

まとめ

クラウドPBXは、従来の電話システムに革新をもたらす新しい仕組みです。クラウド上に構築された電話交換システムにより、物理的な機器投資を抑えながら、高機能な電話環境を実現できます。特に中小企業にとっては、初期コストの削減とリモートワーク対応という二つの大きなメリットがあります。

導入を検討する際は、現状分析から始め、自社のニーズに合ったサービスを選定することが成功の鍵です。通信環境の整備やセキュリティ対策も忘れずに、計画的に進めましょう。

クラウドPBXのことをもっと知りたい方へ