「オフィスの電話環境、どうすれば業務効率が上がりコストも抑えられるか…」とお悩みのスタートアップ経営者様、中小企業の総務ご担当者様へ。この記事では、2026年最新のビジネスフォンの基本から、自社に最適な機種の選び方、実際の導入事例まで全てがわかります。結論として、ビジネスフォン導入の成功は、自社の規模や働き方に合わせて「オンプレミス型」と「クラウド型」の特性を理解し、最適な種類を選択することが鍵です。専門家の視点で、あなたの会社の課題を解決する一台を見つけるお手伝いをします。
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ビジネスフォンの総まとめ｜これだけ読めば全てがわかる
ビジネスフォンの導入を成功させるには、まずその仕組みと種類を理解することが不可欠です。本記事では、基本的な機能からコスト、2026年現在の主流であるクラウド型（クラウドPBX）までを網羅し、中小企業やスタートアップが失敗しないための選び方を、実際の導入事例を交えて解説します。
- ビジネスフォンとは：従来型では主装置（PBX）と専用電話機で構成され、内線、外線共有、転送などの機能によって業務を効率化する法人向け電話システムです。
- 主な種類：導入形態は主に、社内に機器を置くオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型に分かれ、コスト構造や拡張性、運用負荷が異なります。
- 選定のポイント：選定時は、機能やコストに加えて、拡張性、サポート、既存システムとの連携も含めて総合的に判断するのが重要です。
【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/bizclip/articles/bcl00181-006.html
【参考サイト】https://www.kddi-bizedge.com/magazine/241001100002/
ビジネスフォンとは？家庭用電話機との5つの決定的違い
ビジネスフォンはPBXで複数回線や電話機を制御し、代表番号共有、内線通話、着信転送などを可能にする法人向け電話システムです。
ビジネスフォンの仕組み【図解】主装置(PBX)が司令塔
ビジネスフォンシステムは、オフィス内に設置される「主装置（PBX：Private Branch eXchange、電話交換機）」と、複数の「専用電話機」で構成されます。
- 主装置（PBX）：外部からの電話回線（外線）と、社内の電話機（内線）を繋ぐ司令塔の役割を果たします。これにより、限られた数の外線を複数の電話機で共有したり、社員同士で内線通話したりすることが可能になります。
- 専用電話機：主装置と連携して、保留、転送、短縮ダイヤルなどのビジネスに特化した機能を利用するための電話機です。
この仕組みにより、家庭用電話機では実現できない、効率的な電話応対が実現します。
違い①：1つの電話番号を複数人で同時に使える
家庭用電話機は、基本的に1つの電話番号（1回線）に対して1台の電話機しか接続できず、誰かが通話中は他の人はその回線を使えません。
一方、ビジネスフォンは主装置（PBX）を介して、1つの代表電話番号にかかってきた電話を、複数の電話機で同時に受けたり、かけたりすることができます。これにより、「電話が鳴っているのに誰も出られない」「担当者への取り次ぎに時間がかかる」といった問題を解決できます。
違い②：内線通話・着信転送でコミュニケーションを円滑に
ビジネスフォンの大きな特徴が、内線機能です。社員同士が内線番号で無料通話できるため、フロアが離れていたり、別拠点にいる社員ともスムーズに連携できます。
また、外線着信を担当者へ転送するのも簡単です。家庭用電話機のように、一度電話を切って担当者にかけ直してもらう必要はありません。かかってきた電話を保留し、内線で担当者を呼び出してそのまま電話を回すことができるため、顧客を待たせることなくスムーズな対応が可能です。
違い③：業務効率を上げるビジネス特化機能が豊富
ビジネスフォンには、日々の業務を効率化するための様々な機能が搭載されています。
| 項目 | ビジネスフォン | 家庭用電話機 |
|---|---|---|
| 複数台での外線共有 | ◎ 可能 | × 不可 |
| 内線通話 | ◎ 可能（無料） | × 不可 |
| 着信転送 | ◎ スムーズに可能 | △ 限定的・有料の場合も |
| 代表番号着信 | ◎ 可能 | × 不可 |
| スマートフォン連携 | ○ 可能（機種による） | × 不可 |
| 導入・運用コスト | △ 比較的高価 | ◎ 安価 |
| 拡張性 | ◎ 高い | × 低い |
このように、ビジネスフォンは複数人での電話業務を前提として設計されており、コストや拡張性も含めて、ビジネスシーンに最適化されたシステムと言えます。
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ビジネスフォンの種類は2つ！オンプレミスとクラウドPBXを徹底比較
ビジネスフォンにはオンプレミス型とクラウド型があり、初期費用、運用コスト、拡張性、働き方への対応力に大きな違いがあります。
ビジネスフォンの種類は、PBX（主装置）をどこに設置するかによって大きく2つに分けられます。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社の規模や働き方に合った種類を選ぶことが重要です。
【従来型】オンプレミスPBXのメリット・デメリット
オンプレミスPBXは、自社のオフィス内に物理的な主装置を設置する従来型のビジネスフォンです。
- メリット
- 安定性と通話品質: 自社内に閉じたネットワークで運用するため、インターネット環境に左右されず、安定した高い通話品質を確保できます。
- カスタマイズ性: 自社の業務に合わせて、機能を細かくカスタマイズしやすいのが特徴です。
- セキュリティ: 外部ネットワークから隔離されているため、セキュリティ面で安心感があります。
- デメリット
- 高額な初期費用: 主装置本体の購入や設置工事に多額の初期コストがかかります。
- 運用・保守の手間: 機器のメンテナンスや障害時の対応は自社で行うか、専門業者に依頼する必要があり、ランニングコストが発生します。
- 拡張性の低さ: 電話機の増設や機能追加の際に、追加の工事や機器購入が必要となり、柔軟な対応が難しい場合があります。
【現代の主流】クラウドPBX（ひかりビジネスフォン）のメリット・デメリット
クラウドPBXは、2026年現在のビジネスフォン市場で主流となっている、インターネット上のサーバーにPBXの機能を構築し、サービスとして利用する形態です。物理的な主装置を社内に置く必要がありません。「ひかりビジネスフォン」と呼ばれることもあります。
- メリット
- 初期費用を抑制: 主装置の購入が不要なため、初期費用を大幅に抑えられます。
- 運用・保守が不要: サーバーのメンテナンスやアップデートはサービス提供事業者が行うため、運用負荷がありません。
- 高い拡張性と柔軟性: 電話機（ID）の増減や機能追加がWeb上の設定で簡単に行え、事業規模の変化に柔軟に対応できます。
- 場所を選ばない利用: インターネット環境があれば、スマートフォンやPCを内線端末として利用でき、リモートワークにも最適です。
- デメリット
- 月額費用が発生: 毎月の利用料（ライセンス費用）がかかります。
- 通話品質がネット環境に依存: インターネット回線の速度や安定性に通話品質が左右されることがあります。
- 停電時の利用不可: インターネット接続機器（ルーターなど）の電源が落ちると利用できなくなるリスクがあります。（対策は可能）
比較表で一目瞭然！自社に合うのはどっち？
自社に最適なビジネスフォン PBXを選ぶために、オンプレミス型とクラウド型を比較してみましょう。
| 比較項目 | オンプレミスPBX | クラウドPBX |
|---|---|---|
| 初期費用 | 高い（機器購入・工事費） | 安い（設定費のみの場合も） |
| 月額費用 | 低い（保守費用・回線料） | 高い（ID数に応じた利用料） |
| 運用・保守 | 自社または業者委託 | 事業者側で実施 |
| 拡張性 | △（工事・機器追加が必要） | ◎（Web設定で簡単） |
| リモートワーク対応 | △（別途設定・機器が必要） | ◎（スマホ・PCで利用可） |
| 通話品質 | ◎（安定） | ○（ネット環境に依存） |
| セキュリティ | ○（閉域網） | ○（事業者による対策） |
- スタートアップ・初期費用を抑えたい企業: クラウドPBX
- 多拠点展開・リモートワークを推進したい企業: クラウドPBX
- 安定した通話品質やセキュリティを最優先する企業: オンプレミスPBX
- 既存の電話設備を活かしたい企業: オンプレミスPBX
業務効率が劇的に変わる！ビジネスフォンの9つの主要機能
ビジネスフォンには、内線・外線通話、保留・転送機能に加え、留守番電話やCTI連携など業務効率を向上させる多彩な機能が備わっています。
ビジネスフォンの真価は、その豊富な機能にあります。ここでは、基本的な機能から応用・連携機能まで、業務効率を向上させる9つの主要機能を紹介します。
基本機能：外線・内線・保留・転送
これらはビジネスフォンの最も基本的な機能です。
- 外線機能: 外部との通話を行います。複数の外線を複数の電話機で共有できます。
- 内線機能: 社員同士で無料通話ができます。拠点間でも内線化が可能です。
- 保留機能: 通話を一時的に保留し、その間に別の作業を行ったり、担当者を探したりできます。
- 転送機能: かかってきた電話を、別の社員の内線や携帯電話に転送できます。
応用機能：パーク保留・代理応答・多機能留守番電話
より高度な電話対応を可能にする機能です。
- パーク保留: 保留した電話を、どの電話機からでも応答できるようにする機能です。担当者の席が分からない場合などに便利です。
- 代理応答: 別の社員宛にかかってきた電話を、自分の電話機で代わりに応答できる機能です。
- 多機能留守番電話: 営業時間外のアナウンスを流したり、用件を録音したりできます。録音されたメッセージをメールで通知する機能もあります。
連携機能：スマートフォン連携・CTI連携（顧客情報表示）
2026年現在のビジネスフォンでは、他のツールとの連携がますます重要視されています。
- スマートフォン連携: 専用アプリをインストールすることで、個人のスマートフォンを会社のビジネスフォン（内線端末）として利用できます。外出先や在宅勤務中でも、会社の代表番号で発着信が可能になり、ビジネスチャンスを逃しません。
- CTI連携: CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話とコンピューターを連携させる技術です。着信時に、発信者の電話番号をもとに顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）から顧客情報をPC画面に自動で表示させることができます。これにより、顧客対応の品質向上と時間短縮を実現します。（内部リンク候補: CTI連携でできること、導入メリットを解説した記事）
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【失敗しない】ビジネスフォン導入・選び方5つのステップと費用相場
ビジネスフォン選びは、課題明確化、台数・チャネル数決定、相見積もり、サポート体制・実績での最終決定の5ステップが重要です。
自社に最適なビジネスフォンを導入するためには、計画的なステップを踏むことが不可欠です。ここでは、失敗しないための5つのステップと、気になる費用相場について解説します。
STEP1：現状の課題と導入目的を明確にする
まずは、現在の電話業務における課題を洗い出しましょう。
- 「顧客からの電話の取り次ぎに時間がかかっている」
- 「拠点間の通信コストが高い」
- 「リモートワークに対応できる電話環境がない」
- 「営業担当者が外出中に会社の電話に出られない」 など、具体的な課題をリストアップし、ビジネスフォン導入で何を解決したいのか（導入目的）を明確にします。
STEP2：必要な電話機の台数とチャネル数を決める
次に、オフィスの規模や従業員数に合わせて、必要な電話機の台数を算出します。同時に、同時に通話する最大人数を想定し、「チャネル数（同時に通話できる回線数）」を決定します。チャネル数が少ないと、話中でかかってきた電話を受けられない「あふれ呼」が発生する可能性があるため、少し余裕を持たせた設計が重要です。
STEP3：複数の業者から相見積もりを取り、サービスを比較する
導入したいビジネスフォンの種類（オンプレミス or クラウド）や要件がある程度固まったら、複数の販売業者に問い合わせ、相見積もりを取りましょう。料金だけでなく、提案内容、機能、サポート体制などを比較検討します。
【費用相場の目安】
| 項目 | オンプレミスPBX | クラウドPBX |
|---|---|---|
| 初期費用 | 機器代・工事費で数十万〜数百万円 | 数千円〜数万円程度 |
| 月額費用 | 回線利用料・保守料で数千円〜 | ID数×数百円〜数千円 |
※上記は2026年時点の一般的な目安であり、規模や構成によって大きく変動します。
STEP4：サポート体制と実績で最終決定する
ビジネスフォンは導入後、長期間利用するものです。トラブル発生時に迅速に対応してくれるか、設定変更などに柔軟に対応してくれるかなど、業者のサポート体制は非常に重要です。導入実績が豊富で、自社の業種や規模に近い企業の事例を持つ業者を選ぶと安心です。
【補足】リースと購入、どちらがお得？
オンプレミス型ビジネスフォンを導入する際、機器を「購入」するか「リース」するかを選択できます。
- 購入:
- メリット: 長期的に見ると総支払額は安くなる。自社の資産となる。
- デメリット: 多額の初期費用が必要。減価償却などの経理処理が必要。
- リース:
- メリット: 初期費用を抑えられる。月額費用として経費処理できる。
- デメリット: 総支払額は購入より高くなる。原則、中途解約できない。
企業の財務状況や将来計画に合わせて、最適な方法を選択しましょう。（内部リンク候補: ビジネスフォンリースの詳細解説記事）
【導入事例】ビジフォンドットコムが解決したお客様の課題
ビジフォンドットコムは、拠点間通話の内線化、クラウドPBXによるリモートワーク対応、CTI連携による顧客対応品質向上で企業の課題を解決しました。
事例1：【神奈川県・製造業】拠点間通話を内線化し、通信コストを大幅に削減
- 導入前の課題: 複数の拠点を持つ製造業のお客様。各拠点が個別の電話回線を利用していたため、拠点間の連絡にかかる通話料が経営を圧迫していました。また、担当者への取り次ぎもスムーズに行えず、業務効率にも課題を感じていました。
- 解決策と結果: ビジフォンドットコムが提案したのは、全拠点をIPネットワークで結び、内線化するシステムです。これにより、これまで外線扱いだった拠点間の通話がすべて無料の内線通話になりました。結果として、月々の通信コストを大幅に削減。さらに、どの拠点からでも担当者へ直接内線転送が可能になり、コミュニケーションロスが減り、業務連携のスピードが格段に向上しました。
事例2：【東京都・ITスタートアップ】クラウドPBXを導入し、リモートワーク対応と事業拡大を両立
- 導入前の課題: オフィス移転と事業拡大に伴い、電話環境の見直しを検討されていたITスタートアップの企業様。初期投資を極力抑えたいというご要望と、将来的なリモートワーク本格導入を見据え、柔軟な電話システムを求めていました。
- 解決策と結果: 弊社の経験豊富なスタッフがヒアリングを行い、初期費用が不要で拡張性の高いクラウドPBXをご提案。スマートフォンに専用アプリを入れるだけで内線端末として利用できるため、社員は外出先や自宅からでも会社の代表番号で発着信できるようになりました。これにより、場所に縛られない働き方が可能になり、ビジネスチャンスを逃すことなく、事業の急成長を電話環境の面からサポートできました。
事例3：【東京都・士業事務所】CTI連携により顧客対応の品質向上と対応時間の短縮を実現
- 導入前の課題: 顧客からの問い合わせが多い士業事務所様。電話を受けるたびに、担当者が手作業で顧客情報を検索しており、対応に時間がかかっていました。また、IT専門の担当者がいないため、導入や運用に不安を感じていました。
- 解決策と結果: WEBサイトからご相談いただき、既存の顧客管理システムと連携できるCTI機能付きのビジネスフォンを提案しました。着信と同時にPC画面に顧客情報がポップアップ表示されるようになり、誰が電話に出てもスムーズで質の高い対応が可能に。顧客満足度の向上はもちろん、1件あたりの対応時間も短縮され、業務全体の生産性向上に繋がりました。導入後のサポート体制もご評価いただいています。（内部リンク候補: 導入事例一覧ページ）
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【独自解説】TCO（導入から運用・保守までを含めた総所有コスト）・セキュリティ・BCP（停電・災害・通信障害）から考えるビジネスフォン選び
ビジネスフォン選びでは、導入から運用・保守まで含めたTCO、不正アクセス対策のセキュリティ、災害時のBCP対応の3点が重要です。
ビジネスフォン選びでは、機能や価格だけでなく、長期的な視点を持つことが成功の鍵です。ここでは、専門家が見るべき3つの重要な観点「TCO」「セキュリティ」「BCP」を解説します。
初期費用だけでなく、保守・運用費も含めたTCO（総所有コスト）で比較する
TCO（Total Cost of Ownership）とは、機器の導入から廃棄までにかかる費用の総額です。ビジネスフォンを選ぶ際、初期費用（イニシャルコスト）の安さだけで判断するのは危険です。
- オンプレミス型: 初期費用は高いが、月々の保守費用や回線料は比較的安い傾向にあります。ただし、法定耐用年数（6年）を超えると、故障リスクや修理部品の供給停止といった問題が発生し、買い替えに再度大きなコストがかかる可能性があります。
- クラウド型: 初期費用は安いですが、毎月の利用料（ランニングコスト）が発生します。
5年～10年といった長期的なスパンで、保守費用、将来的な拡張費用、買い替えコストまで含めたTCOを算出し、比較検討することが賢明な選択につながります。
不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策を確認する
電話システムは、顧客情報や機密情報を含む重要なコミュニケーションインフラです。特に2026年現在、リモートワークの普及に伴いインターネットを利用するクラウドPBXでは、セキュリティ対策が不可欠です。
- アクセス制限: IPアドレスによる接続元制限や、強固なパスワードポリシー設定が可能か。
- 通信の暗号化: 通話内容が盗聴されないよう、通信が暗号化（SRTP/TLSなど）されているか。
- 不正利用防止: 国際電話への発信制限など、第三者による不正利用を防ぐ機能があるか。
サービス提供事業者がどのようなセキュリティ対策を講じているか、契約前に必ず確認しましょう。
災害・停電・通信障害に備えたBCP対応を確認する
BCP（事業継続計画）とは、災害やシステム障害などの緊急事態が発生した際に、事業への影響を最小限に抑え、継続・早期復旧するための計画です。
- オンプレミス型: 停電時にはUPS（無停電電源装置）がなければ機能が停止します。また、オフィスが被災すると電話システム全体が利用できなくなるリスクがあります。
- クラウド型: PBX機能はデータセンターにあるため、自社が停電・被災しても、インターネット環境と端末（スマートフォンなど）さえあれば、別の場所から電話業務を継続できます。
万が一の事態でもビジネスを止めないために、自社の事業にとって電話がどの程度重要かを考え、BCPの観点からシステムを選ぶことが2026年現在、ますます重要になっています。
ビジネスフォンの導入や見直しは、業務効率やコストに直結する重要な経営判断です。もし、自社に最適なシステムが分からない、複数の業者から提案を受けたがどれを選べば良いか迷っているといったお悩みがあれば、ぜひ一度ビジフォンドットコムにご相談ください。専門のコンサルタントが、貴社の課題を解決する最適なプランをご提案します。
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当社サービス利用者の声
※実際にご利用いただいたお客様の声です。
「以前は拠点ごとにバラバラの電話回線を使っており、拠点間の通話料が大きな負担でした。ビジフォンドットコムさんに相談し、全拠点を内線化できるシステムを提案してもらいました。結果、通信コストが大幅に削減できただけでなく、拠点間の連携がスムーズになり、業務全体の効率が上がったと実感しています。訪問での丁寧な説明も安心できました。」
— 製造業・経営者
「オフィス移転と増員に伴い、電話環境の見直しが必要でした。初期費用を抑えたいこと、将来的にリモートワークを本格導入したいことを伝えたところ、柔軟に拡張できるクラウドPBXを提案いただきました。スマートフォンを内線化できたことで、外出先でも会社の番号で発着信でき、ビジネスチャンスを逃さなくなりました。迅速な対応に感謝しています。」
— IT系スタートアップ・代表取締役
「IT担当者がおらず不安でしたが、WEBサイトから問い合わせたところ、すぐに分かりやすい説明をいただけました。小規模なオフィスなので高機能なものは不要だと考えていましたが、低コストで必要な機能だけを選べるプランを提案してもらい、納得して導入できました。導入後のサポートもしっかりしており、安心して利用できています。」
— 小規模オフィス・総務担当
FAQ：ビジネスフォンに関するよくある質問
Q1. ビジネスフォンの法定耐用年数は何年ですか？
ビジネスフォンの法定耐用年数は6年です。これは税法上の減価償却期間であり、実際の機器の寿命とは異なります。多くの機器は6年以上使用可能ですが、保守部品の供給停止などを考慮し、6〜10年での入れ替えが一般的です。
Q2. 導入する際に工事は必要ですか？
社内に主装置を設置するオンプレミス型の場合は、設置や配線の工事が必要です。一方、インターネットを利用するクラウドPBXの場合は大掛かりな工事は不要で、インターネット環境があれば利用開始できます。ただし、LAN配線の整備が必要な場合もあります。
Q3. 「ひかり電話」とビジネスフォンの関係は何ですか？
「ひかり電話」はNTTが提供するIP電話サービス（電話回線）の名称です。このひかり電話回線をビジネスフォン（PBXや専用電話機）に接続して利用するのが一般的です。「ビジネスフォン ひかり電話」は、この組み合わせのシステムを指します。
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ビジネスフォンについてもっと知りたい人へ
この記事の執筆者・監修者
執筆者：ビジフォンドットコム編集部
ビジネスフォン・クラウドPBX・法人向け電話サービスに特化した専門メディアとして、長年にわたり情報発信を続けています。これまでに累計400記事以上の専門コンテンツを企画・制作・監修し、ビジネスフォンの導入を検討する企業担当者に向けて、信頼できる情報を提供しています。
記事は、メーカー公式情報や公的機関が公開する資料などの一次情報をもとに制作し、正確性・網羅性・分かりやすさを重視。ビジネスフォンやクラウドPBXの仕組み、製品比較、導入メリット、コスト削減、業務効率化など、企業の電話環境に関する幅広いテーマを継続的に解説しています。
読者の疑問や課題を解決できる実践的なコンテンツづくりを心がけるとともに、最新の業界動向やサービス情報も反映しながら、企業が自社に最適な電話環境を選択できるようサポートしています。
監修者：間宮寛（デジタルコミュニケーションユニット）
ビジネスフォン業界で5年間、マーケティング担当として従事。Google広告認定資格やGoogle アナリティクス個人認定資格（GAIQ）などのGoogle系資格を保有し、デジタルマーケティングの知識と実務経験を活かした情報発信を行っています。ビジネスフォンやクラウドPBXに関するコンテンツ企画・制作に携わり、製品比較や導入メリット、コスト削減、業務効率化に関する記事を継続的に執筆。記事はメーカー公式情報や公開されている一次情報をもとに作成し、正確性と分かりやすさを重視しています。
実績：Google広告認定資格やGoogle アナリティクス個人認定資格（GAIQ）などのGoogle系資格