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ビジネスの現場では、電話対応の効率や顧客満足度が企業の印象や業務成果に大きく影響します。そんな中で注目されているのが、業務用に最適化された「ビジネスフォン」の導入です。内線や転送、通話録音など、さまざまな機能を備えたビジネスフォンは、単なる通話手段にとどまらず業務効率化やコスト削減、柔軟な働き方の実現にも貢献します。しかし、導入には費用や設置工事、操作習得といったハードルも存在します。
そこで今回は、ビジネスフォンを導入するメリットと注意点を丁寧に解説し、自社に最適な選び方のポイントもご紹介します。
ビジネスフォンを導入する7つのメリット
ビジネスフォンの導入は単なる電話環境の整備にとどまらず、通信コストの削減や業務効率化、顧客対応の質向上など企業活動全体に多くの恩恵をもたらします。特に中小企業においては、限られたリソースを有効活用するうえでビジネスフォンの役割はますます重要です。ここでは、ビジネスフォン導入によって得られる7つのメリットを紹介します。
①通話料金を削減できる
従来の家庭用電話では、同時に複数の通話を行うには回線の増設が必要であり、その分だけ基本料金や通話料が増加してしまいます。一方、ビジネスフォンは主装置を通じて1本の回線を複数台で共有できる仕組みのため、電話中の発生を防ぎつつ通信コストの抑制が可能です。また、社内通話は内線として無料で利用できるため、部署間の連絡や業務確認もコストを気にせず迅速に行えます。
さらに、クラウド型のビジネスフォンを活用すればスマートフォンやパソコンから通話ができるため、専用機器の購入費や通話料のさらなる削減も期待できます。
②電話業務の効率化を図ることができる
ビジネスフォンを導入すれば、日々の電話業務を効率的に進めることができます。内線機能を活用することで部署間の連絡がスムーズになり、保留や転送機能を使えば担当者への取り次ぎもスピーディーに行えます。
さらに自動音声案内や通話録音、鳴り分け機能を組み合わせることで、対応ミスや手間の削減が可能となり、結果として顧客満足度の向上にもつながります。
また、クラウド型のビジネスフォンであれば、社外からでも社内と同様の通話環境を実現でき、リモートワークにも柔軟に対応できるのが特長です。
③顧客対応の質が向上する
ビジネスフォンを導入することで、顧客対応の質も向上します。たとえば保留や転送機能を活用すれば、担当者が不在の際も適切な部門や担当者へスムーズに通話をつなぐことが可能です。これによって顧客を長時間待たせるリスクを抑えられます。
また、スマートフォンと連携できる機種を選べば、外出先でも電話対応が行えます。タイミングを逃さず対応できるため、機会損失の防止にもつながるでしょう。
さらに、通話録音機能を利用することで、やり取りの内容を記録・確認できます。これにより、トラブル対応が的確になるだけでなく、応対品質の改善にも役立ちます。
④働き方改革を推進できる
ビジネスフォンの導入は、柔軟な働き方を実現するためにも有効です。近年では在宅勤務やモバイルワークの普及により、従業員がどこにいても社内と同様の電話環境で対応できることが求められています。
スマートフォンやPCと連携できる機種を導入すれば、外出先でも内線・外線の発着信や転送がスムーズに行えます。これにより、オフィスに常駐しなくても業務を進められる体制が整い、出社にとらわれない働き方の推進にもつながるでしょう。
さらに、育児や介護といった個々の事情にも柔軟に対応できるようになり、職場全体のワークライフバランス向上にも貢献します。
⑤企業の信頼性の向上につながる
ビジネスフォンの導入は、顧客や取引先に対する企業の信頼性向上の効果もあります。たとえば保留や転送機能を活用すれば、電話をスムーズに担当者へ引き継ぐことができ、「折り返し」の手間を減らして迅速な対応が可能になります。
さらに、内線機能により社内連携が円滑になり、問い合わせにも的確に応じやすくなります。こうした体制が整っていることで、企業の対応力や組織力が自然と伝わり、相手に安心感を与えることができます。
特に取り引きの初期段階では、電話対応の丁寧さが企業の印象を左右する重要な要素となります。
⑥企業のBSP対策強化に貢献する
災害やパンデミックといった予期せぬ事態に備えるBCP（事業継続計画）の対策としても、ビジネスフォンの導入は効果的です。特にクラウド型ビジネスフォンやスマートフォンとの連携機能を活用することで、オフィスにいなくても会社の電話番号で発着信ができるようになります。被災時や在宅勤務時でも業務を継続しやすくなる点は、大きなメリットといえるでしょう。
また、主装置を社外に設置できるクラウドPBXであれば、オフィス機器の故障や停電といったリスクも軽減されます。加えて、災害時にも迅速な情報共有が可能となり、取引先との連絡手段を維持できるため、事業の信頼性を高める対策としても効果的です。
⑦従業員満足度が向上する
ビジネスフォンの導入は、従業員満足度の向上にもつながります。内線機能を活用することで社内連絡がスムーズに行えるようになり、わざわざ席を立たずに連絡を取れるため業務効率の改善が期待できます。
さらに、スマートフォンと連携可能な機種を導入すれば、外出先や在宅勤務中でも会社の番号で通話ができ、柔軟な働き方の実現にも貢献します。こうした環境により、従業員は業務のしやすさを実感しやすくなり、ストレスの軽減や働きやすさの向上につながります。
また、迅速な情報共有が可能になることで、チームワークの強化や業務へのモチベーション向上といった効果も見込めます。
ビジネスフォンの基本機能とそれぞれのメリット
ビジネスフォンには企業活動を支える多彩な機能が備わっており、それぞれにメリットがあります。業務効率の向上や顧客対応の質的強化、テレワーク対応など、現代の働き方に即した活用が可能です。ここでは主要な基本機能とそのメリットについて解説します。
・「内線機能」で社内連携が円滑になる
ビジネスフォンに搭載された内線機能は、社内のスムーズな連携に欠かせません。部署やフロアを問わず、内線番号を押すだけで即座に通話ができるため、対面でのやり取りや移動の手間を省けます。
また、内線通話には通話料がかからないため、日常的な連絡も気兼ねなく行える点は大きなメリットです。加えて、通話中の相手に緊急で割り込める「話中呼出」や、不在時に他のメンバーへ自動で転送できる「不応答返答」など、実務に即した便利な機能も充実しています。
・「保留・転送機能」で迅速な顧客対応が可能
ビジネスフォンに搭載されている「保留・転送機能」は、顧客対応のスピードと正確性を高められる機能です。たとえば外線でかかってきた電話を一時的に保留し、内線を使って担当者に取り次ぐ「内線転送」を活用すれば、迅速に適切な相手へ通話をつなぐことができます。
担当者が離席している場合でもスマートフォンへの転送設定を行っておけば、外出先からの対応が可能になり、機会損失を防げます。さらに、転送時に相手に状況を説明してから通話を切り替える「アナウンス転送」にも対応しており、より丁寧で安心感のある応対が実現します。
・「自動音声案内」で業務効率化を図ることができる
ビジネスフォンに搭載されている自動音声案内（IVR）機能は、業務効率の向上に貢献する機能の1つです。あらかじめ設定された音声ガイダンスを活用することで、着信時に「○○の方は1番、△△の方は2番」といった選択肢を提示でき、用件に応じて担当部署へ自動で振り分けることができます。
この仕組みにより、取り次ぎにかかる人的コストを削減できるだけでなく、顧客にとっても待ち時間の短縮やストレスの軽減といったメリットがあります。また、営業時間外には自動的にアナウンスを流すことで、対応漏れの防止にもつながります。
かつては高額だったIVR機能ですが、近年では比較的手頃な価格で導入できる機種も増えており、中小企業でも導入しやすい環境が整ってきています。
・「通話録音」でサービス品質とトラブル対策の強化につながる
通話録音機能はビジネスフォンの中でも業務品質の向上とトラブル防止に貢献する機能です。顧客との通話内容を記録しておけば、聞き漏らしの確認や、言った／言わないといった認識違いによるクレームを未然に防ぐことができます。
さらに、オペレーターやスタッフの応対内容を後から振り返ることで、接客スキルの見直しや教育にも活用できます。特に、顧客とのやり取りが多い業種では、録音データの定期的なチェックを品質管理の一環として取り入れることが推奨されています。
近年のビジネスフォンには自動録音機能に加え、必要な通話だけを保存できる後録音機能を備えた機種も登場しています。こうした機能により、業務フローに合わせた柔軟な運用が可能となり、企業の信頼性向上にもつながります。
・「スマートフォンの内線化」でテレワークの支援ができる
ビジネスフォンの多くにはスマートフォンを内線化できる機能が備わっており、テレワーク環境の整備にも貢献します。専用アプリをスマートフォンにインストールすれば、オフィスにいなくても会社の内線番号で通話できるほか、代表番号を使った発着信も可能です。
この仕組みにより、外出先や在宅勤務中でも取引先との連絡をスムーズに行うことができ、業務の停滞を防ぐことが可能です。さらに、通話料を会社契約に一本化できるため、個人の携帯料金に影響が出ない点は、従業員にとっても安心材料となります。
電話の取り次ぎや内線転送も、社内にいる場合と同様に行えるため、在宅勤務者との連携も円滑に進みます。こうした柔軟な働き方を支える仕組みとして、企業全体の生産性向上に貢献するでしょう。
・「短縮ダイヤルや会議通話」で作業時間が削減される
ビジネスフォンには短縮ダイヤルや会議通話など、業務効率の向上に直結する便利な機能も搭載されています。短縮ダイヤルでは、頻繁に連絡する社内外の電話番号を2〜4桁の数字で登録できるため、発信時の入力ミスや確認作業の手間を軽減できます。部署ごとに共有登録も可能で、全体の業務スピードを底上げする効果が期待できます。
さらに、会議通話機能を活用すれば、複数の拠点や担当者と同時に通話が可能となり、情報共有の場をすぐに設けることができます。これにより、移動時間や会議のセッティングにかかる手間を省け、より迅速な意思決定が求められる場面でも対応しやすくなるでしょう。
操作もシンプルでわかりやすいため、導入直後から現場で活用しやすい点も大きな魅力です。
ビジネスフォンを導入するデメリット
ビジネスフォンには多くのメリットがありますが、導入にあたっては注意すべき点も存在します。初期コストや設置工事の必要性、操作習得の手間など、企業規模や利用環境によっては負担に感じる要素も少なくありません。ここでは、ビジネスフォン導入時に想定されるデメリットについて解説します。
・初期の導入コストが高額になる可能性がある
ビジネスフォンの導入にあたっては、初期費用の高さが大きな課題となることがあります。特に新品で導入する場合は、主装置だけで数十万円にのぼり、さらに電話機本体の購入費や配線・設置工事費を含めると、全体で数十万〜百万円規模のコストが発生することも少なくありません。
こうした初期投資は、中小規模の企業にとって大きな負担となるケースが多く、導入前には詳細な見積もりを取り、費用対効果を慎重に見極める必要があります。
負担を抑える方法としては、中古機器の活用や月額制のリース契約、さらにクラウドPBXの導入といった選択肢もあります。導入後の運用コストや将来的な拡張性も踏まえ、長期的な視点で導入計画を立てることが大切です。
・設置や配線工事が必要になる場合がある
ビジネスフォンを導入する際には、設置や配線工事が必要になることがあります。特に従来型のビジネスフォンでは、主装置（PBX）と各電話機を物理的に接続するため、オフィス内に回線を敷設する工事が不可欠です。
新設のオフィスやレイアウト変更を伴う場合には配線経路の確保や工事日程の調整が必要となり、初期コストの増加や導入までの時間が長引く可能性があります。また、既存設備との互換性によっては、追加の工事や機器の交換が求められることもあるため注意が必要です。
さらに、導入後に拡張や移設を行う場合にも同様の工事が発生するケースがあります。こうした将来的な運用も見据えたうえで、導入を計画することが大切です。
・操作に慣れるまでに時間がかかる
ビジネスフォンは多機能である反面、操作に慣れるまでに一定の時間を要する点がデメリットといえます。特に家庭用電話やシンプルなオフィス用電話に慣れているスタッフにとっては、外線・内線の切り替え、保留や転送、短縮・ワンタッチダイヤルといった操作が戸惑いの原因になりやすく、導入初期には誤操作によるトラブルが発生することもあります。
たとえば転送ボタンと保留ボタンを押し間違えた結果、通話が切れてしまうといったケースも少なくありません。こうしたリスクを防ぐには、操作マニュアルを整備し、導入前に操作研修を行うことが重要です。特に通話対応のように業務に直結する操作については、一定期間のサポート体制を整えておくと、現場でも安心して運用できます。
・契約形態によっては途中解約が難しい
ビジネスフォンをリース契約で導入する際は、契約期間中の途中解約が原則として認められていない点にも注意が必要です。一般的なリース契約では3年から7年程度の期間が設定されており、契約途中で解約を希望する場合には、残りのリース料を一括で支払う必要があります。
たとえば月額7,000円の契約を50回分残して解約する場合、350,000円の支出が発生することになります。事業の方針転換やオフィスの統合・移転などによって電話機器の利用が不要になっても、この契約上の制約が大きな負担となるケースも見受けられます。
こうしたリスクを避けるためには、導入前に契約条件を細かく確認しておくことが大切です。将来的な事業展開を見据えたうえで、柔軟に対応できる契約形態を選ぶよう心がけましょう。
・保守やサポートに追加費用がかかることもある
ビジネスフォンを導入する際は、保守やサポートにかかる追加費用にも注意が必要です。多機能で高性能なシステムである一方で設定やトラブル対応には専門知識を要するため、メーカーや販売業者によるサポートを利用するケースが一般的です。
契約内容によっては障害対応や定期メンテナンスに別途料金が発生することがあります。特に中古機器を導入する場合、メーカー保証の対象外となることが多く、販売店独自のサポート体制に頼ることになります。
また、クラウド型ビジネスフォンであっても安心はできません。セキュリティ対策やシステム管理の代行にかかる費用が継続的に必要となる可能性があります。導入時には、サポートの内容と費用を明確に把握し、長期的な運用コストを見据えて契約を検討することが大切です。
ビジネスフォンの選び方
ビジネスフォンは導入方法や機能の選択によって使い勝手やコストに大きな差が出るため、自社の業務形態や規模に合わせた適切な機種選びが重要です。導入後に後悔しないためには、事前に確認すべきポイントを押さえておく必要があります。ここではビジネスフォンを選ぶ際に重視すべきポイントと選定のコツを紹介します。
回線の種類で選ぶ
ビジネスフォンを選ぶ際は、まず利用する回線の種類を確認することが大切です。主な選択肢として「加入電話（アナログ回線）」と「IP電話」の2種類があります。
加入電話は従来から使われている固定回線で、通話品質が安定している点が特長です。一方、IP電話はインターネット回線を活用する仕組みのため、通話料が比較的安く、導入コストも抑えられます。特に、光回線を利用した「ひかり電話」は、内線化や複数番号の管理が可能で、中小企業にとっても導入しやすい選択肢といえます。
ただし、IP電話は通信環境の影響を受けやすいため、回線の品質によっては通話が不安定になることもあります。導入前には、インターネット回線の安定性をしっかりと確認しておくことが重要です。
必要な機能やオプションで選ぶ
ビジネスフォンを選ぶ際には、自社の業務に本当に必要な機能やオプションを明確にすることも大切です。多機能な機種ほど価格が高くなる傾向があるため、使わない機能に余計なコストをかけるのは避けたいところです。
たとえば社内での連携を重視する企業であれば、内線機能や保留・転送機能は欠かせません。在宅勤務が多い場合には、スマートフォンとの連携機能が役立ちます。さらに、お問い合わせ対応が頻繁な業種では、コールセンター機能やIVR（音声自動応答）の導入が効果的です。
将来的な業務拡大を見据え、拡張性の高い機種を選んでおくことも重要なポイントといえるでしょう。
自社にあった契約方法を選ぶ
ビジネスフォンを導入する際は、自社にとって最適な契約方法を選ぶことも重要です。購入、リース、レンタル、クラウド型など導入形態にはさまざまな選択肢があり、それぞれにメリットと課題があります。
たとえば新品購入は初期費用が高めですが、最新機能の活用や長期保証の利用が可能で、資産として計上できる点が強みです。基本機能で十分な場合は、中古機器を購入することでコストを大幅に抑えられます。
初期費用を抑えたい場合にはリース契約も有力な選択肢です。毎月の定額支払いによりキャッシュフローが安定しやすくなりますが、途中解約が難しい点には注意が必要です。
利用予定台数を明確にしておく
ビジネスフォンを導入する際は、まず利用予定の電話機台数を明確にしておくことが重要です。常駐スタッフの人数や会議室、受付の利用状況を踏まえ、必要な台数をあらかじめ算出しておくと安心です。
導入後に「台数が足りない」、「逆に余ってしまった」といった無駄やトラブルを避けることができます。また、同時に通話する人数、いわゆる同時通話数（チャネル数）も確認しておくことで最適な主装置の容量や外線数の選定につながります。
さらに、将来的に事業の拡大や人員の増加が見込まれる場合には、拡張性のあるシステムを選んでおくとよいでしょう。電話機の増設は、後から対応するよりも初期導入時に計画しておくほうがスムーズです。
保守・サポート体制の有無を確認する
ビジネスフォンを選定する際は、機能や価格だけでなく「保守・サポート体制の有無」も必ず確認しておくことが大切です。ビジネスフォンは日常的に使用する業務ツールであり、万一の故障やトラブルが業務の停止につながるリスクがあります。
特に中古機器を導入する場合、メーカー保証が付帯していないケースも多く見られるため、販売店が提供するサポート内容を事前に把握しておく必要があります。
また、リース契約やクラウド型のビジネスフォンであっても、故障時の対応速度やサポート範囲には違いがあります。契約を結ぶ前に対応可能な時間帯や、電話・訪問・リモートといった対応手段についても確認しておくと安心です。
ビジネスフォンを導入する際の注意点
ビジネスフォンは業務効率化やコスト削減に役立つ一方で、導入には注意すべきポイントも存在します。導入費用や既存システムとの互換性、社内教育体制などを軽視すると、後々の運用に支障をきたす可能性もありますので、以下の注意点を確認しておきましょう。
・初期費用やランニングコストを事前に把握する
ビジネスフォンの導入を検討する際は、初期費用とランニングコストの両方を事前に把握しておくことが重要です。初期費用には主装置や電話機本体の購入費に加え、配線・設置工事費や設定費用などが含まれます。導入規模によっては、全体で数十万円に達することもあります。
一方で、クラウドPBXやリース契約を活用する場合、初期費用は抑えられるものの月額の利用料や保守費用が継続的に発生します。加えて、通話料や回線使用料といった日々の運用コストも無視できません。こうした全体のコスト構造を見通し、長期的な視点で導入を検討することが求められます。
・設置・設定に専門知識が必要な場合がある
ビジネスフォンの設置や初期設定には、専門的な知識や技術が求められるケースがあります。特に主装置型を導入する場合は、電話回線の敷設やユニットの組み込み、各電話機との接続設定など複数の工程が発生するため、社内に専門スタッフがいない企業では対応が難しくなることも少なくありません。
さらに、接続する機器の種類や使用環境によって設定項目が多岐にわたるため、設定ミスによって通話障害が生じたり、業務に支障をきたすおそれもあります。こうしたリスクを回避するには、信頼できる販売業者や工事業者に設置・設定を依頼し、必要に応じてマニュアルや操作研修を受けられる体制を整えておくことが大切です。
・既存システムとの互換性を確認する
ビジネスフォンを導入する際は、既存システムとの互換性を事前に確認しておくことも重要です。互換性のない機器を導入するとCRMやCTIと連携できなくなったり、既存の内線番号体系を引き継げなかったりと、業務に混乱を招くおそれがあります。
また、古いPBXや構内ネットワークと接続できない場合、新しい機器への全面的な買い替えや追加の工事が必要になるケースもあります。さらに、VoIP非対応の回線を利用していると通話品質が低下し、顧客対応に支障をきたすことも考えられます。
このようなトラブルを防ぐためにも、導入前には専門業者に相談し、現行のシステム仕様や通信環境を踏まえたうえで、最適なビジネスフォンを選定することが大切です。
・社内での操作教育やサポート体制を整える
ビジネスフォンを導入する際には、社内での操作教育やサポート体制を事前に整えておくことも重要です。多機能であるビジネスフォンは慣れるまでに時間がかかる場合があり、特に外線・内線の切り替えや保留・転送といった操作に不慣れな従業員が誤操作をしてしまうと、業務や顧客対応に支障をきたすおそれがあります。
こうした事態を避けるためにも導入初期には操作マニュアルを整備し、操作説明会を実施するなど従業員が基本的な操作を習得できる環境づくりが求められます。また、日常的な問い合わせに対応できる担当者を社内に配置したり、ベンダーのサポート窓口を明確にしておくことで、万一のトラブルにも迅速に対応できる体制が整います。
ビジネスフォンのメリットを理解したうえでベストな導入方法で進めよう
ビジネスフォンは通話料金の削減や業務効率化、顧客対応力の向上など、多くのメリットをもたらすツールです。特に中小企業にとっては、限られたリソースのなかで業務を最適化する手段として、高い導入効果が期待できます。一方で、初期費用や設定の複雑さ、既存システムとの互換性など、導入時には慎重な検討が欠かせません。
自社に合った機能や契約形態を選び、長期的な視点で導入を計画することが重要となります。この記事を参考に、最適なビジネスフォン導入に向けて一歩踏み出してみてください。