ビジネスフォンの導入価格を抑える方法：中小企業のための完全ガイド

ビジネスの成長に欠かせないビジネスフォンですが、「導入価格が高そう」「どの機種を選べばいいのか分からない」と悩まれる経営者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、中小企業がビジネスフォンを価格を抑えながら効率的に導入する方法について、選定のポイントから実際の導入手順、そして長期的な価格削減策まで詳しく解説します。

ビジネスフォンとは何か

ビジネスフォンは、一般家庭で使われる電話機とは異なり、複数回線の管理や転送機能など、ビジネスに必要な機能を備えた電話システムです。単なる通話装置ではなく、顧客対応の質を向上させ、社内コミュニケーションを円滑にする重要なビジネスツールです。

適切なビジネスフォンを選ぶことで、業務効率の向上だけでなく、無駄な価格を削減することも可能になります。

従来型ビジネスフォン

従来型ビジネスフォンは、物理的な本体機器とそれに接続する電話機で構成されるシステムです。初期投資は比較的高額になりますが、耐久性に優れており、インターネット環境に依存しない安定した通話品質が特徴です。

小規模オフィスから中規模オフィスまで対応可能で、電話の取り次ぎや保留、転送などの基本機能を備えています。拡張性もあり、事業成長に合わせて電話機を追加することができます。

通信環境に不安がある場合や、安定した電話システムを重視する企業に適しています。ただし、最新のクラウド型と比較すると、機能の追加やシステム更新には追加価格がかかることがあります。

クラウド型ビジネスフォン

クラウド型ビジネスフォンは、インターネット回線を利用したIP電話サービスです。初期導入費用を大幅に抑えられるのが最大の魅力で、月額料金制で利用できます。

物理的な機器の設置が最小限で済むため、オフィスレイアウトの自由度が高く、リモートワークにも対応しやすいのが特徴です。スマートフォンアプリとの連携も可能で、外出先でもオフィスの電話として利用できます。

機能の追加やアップデートがオンラインで簡単に行えるため、常に最新のサービスを利用できる点も魅力です。ただし、安定したインターネット環境が必須となるため、回線状況によっては通話品質に影響が出ることがあります。

スマートフォン連携型

スマートフォン連携型は、従業員のスマートフォンをビジネスフォンとして活用できるシステムです。専用アプリをインストールするだけで、個人の端末を会社の電話として使用できます。

初期費用はほぼ不要で、既存のスマートフォンを活用できるため、導入価格を大幅に削減できます。社外でも会社番号での発着信が可能なため、テレワークや外回りの多い業種に特に適しています。

通話料金の一元管理や、業務時間外の着信制限など、ビジネス特有の機能も利用できます。ただし、社員のプライベート端末を業務で使用することによる管理上の課題や、端末の紛失リスクなどには注意が必要です。

ビジネスフォンの種類別比較表

【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/service/bizphone/article01.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/service_multi/

ビジネスフォンの価格削減ポイント

ビジネスフォンを導入する際、初期費用と月額費用の両方を考慮することが重要です。適切な選択をすることで、長期的に見て大きな価格削減につながります。

また、機能や規模のオーバースペックを避け、実際のビジネスニーズに合った選択をすることが、無駄な価格を発生させないポイントです。現在だけでなく、将来の拡張性も視野に入れた選択が理想的です。

初期費用を抑える方法

ビジネスフォン導入時の初期費用を抑えるには、リースやレンタルの活用が効果的です。購入ではなくリース契約にすることで、高額な一括支払いを避け、毎月の固定費として管理できるようになります。

また、必要最小限の機器からスタートし、徐々に拡張していく方法も初期投資を抑える有効な手段です。特にスタートアップ企業や小規模事業者には、この段階的な導入アプローチがおすすめです。

クラウド型やスマートフォン連携型を選ぶことも、初期費用削減に大きく貢献します。これらのサービスは物理的な機器が最小限で済むため、導入時の価格が従来型と比較して大幅に抑えられます。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することも忘れないようにしましょう。

月額費用を最適化する方法

月額費用を最適化するには、自社の通話パターンを正確に把握することが重要です。発信先や通話量を分析し、最適な料金プランを選択しましょう。多くの通信事業者は複数のプランを用意しているため、実際の使用状況に合わせたプラン選びが可能です。

不要なオプションサービスはカットし、本当に必要な機能だけを選択することも月額価格削減につながります。また、複数年契約による割引や、インターネット回線とのセット割引なども積極的に活用すべきでしょう。

定期的に利用状況を見直し、必要に応じてプランを変更することも大切です。ビジネスの成長や変化に合わせて、常に最適な状態を維持することが価格管理の鍵となります。

長期的な価格比較の重要性

ビジネスフォン選びでは、導入時だけでなく長期的な視点での価格比較が非常に重要です。初期費用が安くても月額料金が高いサービスや、反対に初期費用は高いが月額価格が低いシステムなど、様々なパターンがあります。

自社のキャッシュフロー状況や事業計画に合わせて、3年から5年程度の長期的な総価格を算出し比較することをおすすめします。また、将来的な拡張価格や、システム更新・メンテナンス費用なども含めた総合的な判断が必要です。

さらに、業務効率化による価格削減効果も考慮すべきポイントです。高機能なシステムは導入価格が高くても、長期的に見れば人件費や機会損失の削減につながることもあります。

ビジネスフォン導入の手順と注意点

ビジネスフォン導入を成功させるためには、計画的なプロセスが重要です。ニーズの分析から運用開始まで、段階的に進めることでスムーズな導入が可能になります。

特に中小企業では、IT担当者が不在の場合も多いため、サポート体制の充実した業者選びが重要になってきます。導入後のトラブル対応や拡張作業がスムーズに行えるかどうかも、選定時のポイントとして考慮しましょう。

現状分析と要件定義

ビジネスフォン導入の第一歩は、自社の通信環境と業務フローの現状分析です。現在の電話利用状況（回線数、通話量、ピーク時の状況など）を詳細に把握しましょう。また、従業員数や部署構成、オフィスレイアウトなども重要な検討材料となります。

次に、解決したい課題や新たに実現したい機能を明確にします。例えば「顧客からの問い合わせ対応を効率化したい」「テレワーク環境でも社内電話として利用したい」など、具体的な要件をリストアップしましょう。

将来的な事業拡大計画も考慮に入れ、数年後の姿を想定した要件定義を行うことが理想的です。拡張性や柔軟性を持ったシステム選びが、長期的な価格削減につながります。

業者選定と見積り比較のポイント

信頼できるビジネスフォン業者を選ぶには、実績や顧客評価をチェックすることが大切です。同業種・同規模の導入事例があるかどうかも重要なポイントです。複数の業者から見積もりを取り、単に価格だけでなくサービス内容や保守体制も含めて比較しましょう。

見積もりを比較する際は、初期費用（機器代、工事費、設定費など）と月額費用（基本料金、通話料、保守料など）をそれぞれ詳細に確認することが重要です。また、隠れた価格がないか、将来的な拡張時の追加費用なども確認しておきましょう。

業者とのコミュニケーションの質も重視すべきポイントです。質問への回答の速さや内容、提案の具体性などから、導入後のサポート品質を推測することができます。

導入スケジュールと社内準備

ビジネスフォン導入には、計画から運用開始まで一定の期間が必要です。標準的な導入スケジュールは、要件定義から業者選定までに2～4週間、契約から設置工事までに2～3週間、そして運用テストに1週間程度を見込むと良いでしょう。

導入前に必要な社内準備としては、設置場所の確保や電源・ネットワーク環境の整備が挙げられます。特にクラウド型を導入する場合は、十分な帯域のインターネット回線が確保されているかを確認することが重要です。

また、スムーズな移行のために、従業員への事前説明や簡単なマニュアル作成も欠かせません。特に操作方法や新機能の活用法について、事前に周知しておくことで導入後のトラブルを最小限に抑えられます。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/service/bizphone/article01.html

価格と機能で選ぶビジネスフォン

ビジネスフォンは単なる通話装置ではなく、ビジネスコミュニケーションを効率化するツールです。自社のニーズに合った機能を選ぶことで、価格パフォーマンスを最大化できます。

必要な機能のみを選択することが価格削減の秘訣ですが、将来的な拡張性も考慮して選定することが重要です。特に成長中の企業では、1～2年後のビジネス規模を想定した機能選びが理想的です。

基本機能と応用機能の見極め方

ビジネスフォンの基本機能としては、複数回線の管理、内線通話、転送機能、保留機能などが挙げられます。これらは規模を問わずほとんどの企業で必要とされる機能です。

一方、応用機能としては、自動応答システム（IVR）、通話録音、CTI連携（顧客情報との連動）、Web会議連携などがあります。これらは業種や業務内容によって必要性が大きく異なるため、自社のニーズを正確に把握した上で選択すべきです。

機能選択の際は「あったら便利」ではなく「業務上本当に必要か」という観点で判断することが大切です。不要な機能を省くことで、初期費用だけでなく運用価格も削減できます。

顧客対応品質を向上させる機能

顧客満足度向上に直結する機能として、着信履歴管理や通話録音機能が挙げられます。これらを活用することで、問い合わせ対応の質を向上させ、顧客との信頼関係構築に役立てることができます。

また、自動応答システム（IVR）は、「営業部は1を、技術サポートは2を押してください」というように、顧客からの問い合わせを適切な部署に振り分ける機能です。これにより初期対応の速度が向上し、顧客満足度アップにつながります。

さらに、CRMシステムとの連携機能があれば、電話がかかってきた際に顧客情報が自動表示され、よりパーソナライズされた対応が可能になります。ただし、これらの高度な機能は追加価格がかかる場合が多いため、費用対効果を見極めることが重要です。

業務効率化につながる機能

社内業務の効率化に貢献する機能として、スマートフォン連携が注目されています。外出先でもオフィスの電話番号で発着信できるため、取引先からの信頼性が向上するとともに、従業員の連絡先管理も簡素化できます。

チャット・メッセージ機能も、電話をかけずに簡単な確認ができるため、業務の中断を減らし効率向上につながります。また、プレゼンス機能（同僚の在席状況確認）により、適切なタイミングでのコミュニケーションが可能になります。

さらに、Web会議連携機能があれば、ビジネスフォンからシームレスにオンライン会議に移行できるため、リモートワーク環境での円滑なコミュニケーションを実現できます。これらの機能は特に、複数拠点がある企業や外回りの多い業種で大きな効果を発揮します。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/21function/

【参考サイト】https://www.ntt-west.co.jp/news/1312/131206b_1.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

FAQ

ビジネスフォン導入を検討する中小企業の皆様からは、さまざまな疑問が寄せられています。ここでは、特に頻度の高い質問とその回答をまとめました。

導入前の不安を解消し、より適切な意思決定ができるよう、ぜひ参考にしてください。なお、個別の状況によって最適な選択は異なりますので、具体的な導入相談は専門業者にご相談いただくことをおすすめします。

Q1. ビジネスフォンの平均的な価格帯はどのくらいですか？

ビジネスフォンの価格帯は種類や規模によって大きく異なります。従来型のビジネスフォンでは、小規模オフィス（5人程度）の場合、主装置と電話機で初期費用は一般的に数十万円からとなります。

一方、クラウド型では初期費用を大幅に抑えられるケースが多く、月額料金は1ユーザーあたり数千円程度からが一般的です。スマートフォン連携型では、専用アプリの月額利用料のみで始められるため、さらに初期価格を抑えられます。

ただし、これらはあくまで目安であり、必要な機能や規模、契約年数などによって大きく変動します。また、工事費や設定費、保守料なども考慮する必要があるため、複数の業者から見積もりを取ることをおすすめします。

Q2. 既存の電話番号はそのまま使えますか？

はい、既存の電話番号は多くの場合そのまま継続利用が可能です。これは「番号ポータビリティ」と呼ばれるサービスを利用することで実現します。

ただし、番号の種類（一般加入電話、INSネット、フリーダイヤルなど）によって、移行できるサービスに制限がある場合や、追加費用がかかる場合があります。また、番号ポータビリティの手続きには通常2～3週間程度の期間を要します。

移行作業中の通信断絶を避けるため、新システムが完全に稼働してから古いシステムを解約する「並行運用期間」を設けることも検討すべきでしょう。詳細は選定した業者に相談することをおすすめします。

Q3. 導入後のサポート体制はどのように確認すべきですか？

導入後のサポート体制は、契約前に詳細を確認しておくことが非常に重要です。具体的には、サポート対応時間（平日のみか、夜間・休日対応があるか）、対応方法（電話、メール、訪問など）、対応の速さ（何時間以内に初期対応するか）などを確認しましょう。

また、保守契約の内容も重要なポイントです。機器故障時の交換対応は無償か、出張費や作業費は別途かかるのか、遠隔でのサポートは可能かなど、詳細を確認しておきましょう。

さらに、導入予定の業者の実績や口コミ評価も参考になります。同規模・同業種の導入事例があれば、その企業の評価を聞くことも効果的です。契約前に複数の担当者と話し、対応の質や専門知識を比較することもおすすめします。

当社サービス利用者の声

当社のビジネスフォンサービスは、様々な業種・規模の企業にご利用いただいています。ここでは、実際のお客様の声をご紹介します。

それぞれのビジネスにおける課題と、ビジネスフォン導入によってどのような解決が図られたのか、生の声をお届けします。皆様の事業環境と照らし合わせながら、ご参考にしていただければ幸いです。

飲食店経営 A社様

「開業時に複数の業者から見積もりを取りましたが、当社のサービスは初期費用の安さと機能の充実度のバランスが良かったと評価いただきました。特にピーク時の着信対応における自動応答システムが役立っているそうです。

予約の電話が集中する時間帯でも、自動振り分けでスムーズに対応でき、機会損失が減ったとのこと。また、スマートフォン連携機能により、店長が仕入れで外出中でも重要な電話に対応できる体制が整いました。

導入価格についても、リース契約を活用することで月々の固定費として管理しやすくなり、開業初期の資金繰りの助けになったそうです。簡単な操作方法も評価いただき、アルバイトスタッフでもすぐに使いこなせるようになったという声をいただいています。」

不動産仲介業 B社様

「物件案内で外出することの多い不動産業では、スマートフォン連携機能が特に高評価をいただいています。お客様からの問い合わせに対し、外出先でもオフィスの電話番号で対応できるため、プロフェッショナルな印象を維持できると喜ばれています。

また、通話録音機能により物件に関する細かい要望を聞き逃すことがなくなり、顧客満足度が向上したとのこと。さらに、CRMシステムとの連携により、電話がかかってきた際にお客様の過去の問い合わせ履歴が表示されるため、よりパーソナライズされた対応が可能になったそうです。

初期費用を抑えられるクラウド型を選択したことで、開業時の負担を軽減できたという声もいただいています。将来的な事業拡大にも柔軟に対応できる拡張性の高さも評価ポイントとなっています。」

IT企業 C社様

「リモートワークを積極的に導入しているIT企業からは、場所を選ばない働き方をサポートするシステムとして高評価をいただいています。自宅やコワーキングスペースからでもオフィスの電話番号で発着信できるため、顧客対応の一貫性が保たれると喜ばれています。

また、Web会議システムとの連携機能により、電話からシームレスにビデオ会議に移行できる点も業務効率化に貢献しているとのこと。チャット機能も活用されており、簡単な確認事項は電話をかけずにメッセージでやり取りすることで、業務の中断を減らせているそうです。

月額料金制のクラウド型を選んだことで、初期投資を抑えながら最新機能を利用できる点や、社員の増減に応じて柔軟にユーザー数を調整できる点も、成長中のIT企業には適していると評価いただいています。」

ビジネスフォンの価格：まとめ

ビジネスフォンの導入は、中小企業にとって大きな投資となりますが、適切な選択と導入手順を踏むことで、価格を最小限に抑えながら業務効率を最大化することが可能です。

本記事でご紹介した通り、導入前の現状分析と要件定義、種類や機能の比較検討、そして複数業者からの見積り取得が重要なプロセスとなります。特に長期的な価格比較と将来の拡張性を考慮することが、後悔のない選択につながります。

ビジネスフォンは単なる通信ツールではなく、顧客満足度向上や業務効率化を実現するビジネス成長の基盤となります。お客様の声にもあるように、適切なシステム選びが企業の競争力強化に貢献することでしょう。