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このビジネスフォンならではの、便利な「お待たせメッセージ」機能について、少し詳しく見てみましょう。
「お待たせメッセージ」の種類
お待たせメッセージは、顧客や取引先からかかってきた電話に、話し中ですぐに対応できない場合に便利なビジネスフォン特有の機能です。電話をかけてきた相手に対して、一定時間経過しても応答できない場合、自動的に応答メッセージを流し、待っていてもらうことができます。お待たせメッセージは、一般的に2段階に分かれています。
まず「ただいま電話が込み合っております。しばらくお待ちください」という第1メッセージを流し、音楽を挟んだ後に、第2メッセージとして「たいへんお待たせしております。もうしばらくお待ちください」などの、電話を待っている相手の気持ちに沿った応対メッセージを流します。
もし第2メッセージを流した後でも、まだ電話に出られなかった場合には、再度第2メッセージを流すのが一般的です。
お待たせメッセージのメリット
通常、自分が電話をかけたときに話し中であれば「ツー ツー」という音がして、電話を切るほかはありません。なかなか電話に出られないというときも「トゥルルルル～ トゥルルルル～」という音だけを聞きながら不快感なく待つというのは、誰でもなかなかむずかしいものでしょう。
しかし、このお待たせメッセージなら、相手に対して不快感を極力減らすことができるので、大事な顧客が逃げてしまうことも減りますし、取引先からの電話をとりこぼすことも減るでしょう。ビジネスにおいては欠かせない機能といえます。
お待たせメッセージの機能は、従業員が少ない事務所や、一時的に人数が減る事務所などに重宝します。電話の問い合わせが多く、顧客や取引先への配慮を欠かしたくないという会社にもおすすめの機能です。