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また、ビジネスフォンによっては、電話機そのものを外線発信できなくするように設定することもできます。
今回は、ビジネスフォンの発信規制機能について見てみましょう！
発信したくない相手をあらかじめ登録できる！
電話で勧誘を行う場合、一度断られた相手に再び電話をかけてしまうのは避けたいものです。通常、自分が管理していれば済みますが、きちんと社内で共有されていなければ、他の社員が同じ顧客にアプローチしてしまう恐れがあります。このように、かけてはいけない相手がいる場合、そもそも電話がかからないように、発信規制をかけておくことができます。
また、社内の特定の電話機は、一切外線発信ができないように設定することも可能です。中には、110や119などの緊急時に必要な番号だけは規制外にすることができるビジネスフォンもあります。この外線発信規制は、受付の電話機などに設定されることが多いようです。
発信規制の設定方法
発信規制は、ビジネスフォンのメーカーや機種によってその設定方法は異なります。一般的に、まず発信規制を行う電話機を選び、オフィスに設置されている電話機を個別に設定することができます。発信規制をかけるかどうか、特定の番号への規制をかけるかどうかの設定だけでなく、昼休みや夜間などにだけ外線発信規制をかけるなど、時間帯別でも設定できる場合もあります。
機種によっては、外国や市外への発信の規制をかけることができるものもあるので、業務の必要性に応じて臨機応変に設定しましょう。
どこにかけていいのか、かけてはいけないのかということは、社内共有の徹底が重要ですが、それ以前に自動的に規制をかけておけば、もし伝達ミスがあっても問題は起きません。
この発信規制機能は、意外と活用のしがいがありそうです。