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そこで、今回はビジネスフォンに備わっている会議通話機能とその使い方について見てみましょう。
会議通話機能とは？
通常、ビジネスの電話は1対1で話をするものです。しかし、ときには電話の向こうの相手と社内の社員の複数人で打ち合わせしたいということもあるでしょう。例えば、「同じプロジェクトに参加しているITシステム部のAさんにもこの通話の用件を聞いて欲しい」ということがあります。電話を取り次ぐこともできますが、電話の相手が取引先の方であれば、何度も同じ説明をさせてしまうことにもなってしまいます。
そんなときに便利なのが会議通話機能です。また、用件をメモしておいて後で伝えるという手間も省けます。
2会議通話機能の使い方
会議通話モードに切り替える方法は簡単です。まず、かかってきている外線通話を保留にして、会議に参加してほしい社員へ内線で呼び出します。その状態で電話機の「会議ボタン」を押すと、3者がつながり、会議通話状態になります。brさらに会議に参加してほしい社員に次々に内線して会議ボタンを押していけば、複数人での会議通話が実現できるというわけです。実際、外線電話を保留にする際には、会議ボタンを押す場合や転送ボタンを押す場合などがあり、機種によって異なります。
また、会議通話と似ている機能で、「通話モニタ」というものがあります。
これは、複数人が通話中の電話をモニタリングすることができるものです。会話には参加しませんが、複数人が用件を同時に聞くことができたり、通話内容を聞いて打ち合わせ内容を把握することができたりすることで、重要事項の伝達ミスや時間のムダを減らすことができます。
普段使ったことがないという方は、ぜひ会議通話と通話モニタ機能を利用してみませんか？