ビジネスフォンとは？初めての導入ガイド：特徴・種類・選び方を徹底解説

「ビジネスフォンって必要なの？」「導入するとどんなメリットがあるの？」と疑問をお持ちの経営者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、ビジネスフォンの基本的な特徴や機能から、中小企業に最適な選び方、コスト削減のポイントまで、初めての導入を検討している方にもわかりやすく解説します。電話コミュニケーションを効率化し、ビジネスの成長をサポートするビジネスフォンの魅力をご紹介します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、企業の電話コミュニケーションを効率化するための専用電話システムです。一般家庭で使用される電話機とは異なり、複数回線の管理や転送機能、内線通話など、ビジネスに必要な機能を備えています。

主装置（PBX）と複数の電話機で構成され、企業規模や業種に合わせてカスタマイズが可能です。近年では従来型の機器だけでなく、クラウド型やスマートフォン連携型など様々な種類が登場し、選択肢が広がっています。

ビジネスフォンの主な特徴

ビジネスフォンの最大の特徴は、ビジネス向けに特化した多機能性にあります。一般電話では実現できない内線通話や電話転送、保留音設定、一斉呼び出しなどの機能が標準で備わっています。これにより、社内外のコミュニケーションをスムーズに行うことが可能になります。

また、複数回線を効率的に管理できる点も大きな特徴です。電話が集中する時間帯でも、着信を取りこぼすことなく対応できるため、ビジネスチャンスを逃しません。さらに、通話履歴の管理や顧客情報との連携など、営業活動をサポートする機能も充実しています。

近年のビジネスフォンは、インターネット技術の発展により、Web会議やチャット機能との連携も可能になっています。テレワークが普及する中、場所を選ばない働き方をサポートする点も、現代のビジネスニーズに合致していると言えるでしょう。

一般電話との違い

一般電話とビジネスフォンの最も大きな違いは、多機能性と拡張性です。一般電話が基本的な通話機能のみに特化しているのに対し、ビジネスフォンは様々なビジネスシーンに対応できる機能を備えています。

例えば、着信時に「営業部は1、サポートは2を押してください」といった自動応答システム（IVR）は、ビジネスフォンならではの機能です。また、通話料金の部署別管理や、不在時の自動転送設定なども、ビジネスの効率化に貢献します。

拡張性の面でも大きな違いがあります。一般電話では回線を増やす際に工事が必要になることが多いですが、ビジネスフォンは設計段階から拡張性を考慮しているため、事業成長に合わせて電話機を追加することが比較的容易です。初期コストは一般電話より高くなりますが、長期的に見ると業務効率化によるメリットの方が大きいと言えるでしょう。

ビジネスフォン導入のメリット

ビジネスフォンを導入することで、顧客対応の質向上というメリットが生まれます。着信履歴の管理や通話録音機能により、問い合わせ内容を正確に把握し、適切なフォローアップが可能になります。これにより、顧客満足度の向上につながります。

また、業務効率の大幅な改善も見込めます。内線通話により社内連絡がスムーズになり、転送機能によって取り次ぎの手間が省けます。さらに、スマートフォン連携機能を活用すれば、外出先でもオフィスの電話として対応できるため、機会損失を防ぐことができます。

長期的にはコスト削減効果も期待できます。複数の電話回線を一元管理することで通信費の最適化が図れるほか、クラウド型を選べばハードウェア投資を抑えることも可能です。また、電話対応の効率化により人件費の削減にもつながり、総合的なコストパフォーマンスの向上が見込めます。

【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/service/bizphone/article01.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/service_multi/

ビジネスフォンの種類と選び方

ビジネスフォンには大きく分けて従来型（オンプレミス型）とクラウド型の2種類があります。それぞれに特徴とメリット・デメリットがあり、自社の状況や予算に合わせて最適なものを選ぶことが重要です。

選ぶ際のポイントは、初期コストと月額費用のバランス、必要な機能、将来の拡張性、そして導入後のサポート体制などです。自社のビジネスの特性や成長計画も考慮した上で、長期的な視点で選択することをおすすめします。

従来型ビジネスフォン

従来型（オンプレミス型）ビジネスフォンは、自社内に主装置（PBX）を設置するタイプです。物理的な機器を購入またはリースして利用するため、初期費用は比較的高くなりますが、月額のランニングコストは安定しています。

最大の特徴は、インターネット環境に依存せず安定した通話品質が確保できる点です。通信環境が不安定な地域や、確実な通話品質を重視する業種に適しています。また、一度導入すれば長期間利用できるため、長い目で見るとコストパフォーマンスが良いケースもあります。

一方で、物理的なスペースが必要なことや、システムの更新やメンテナンスに追加コストがかかる点はデメリットと言えます。また、災害時の事業継続性という観点では、自社内に設置している機器が被害を受けるリスクもあります。従来型を選ぶ際は、これらのメリットとデメリットを総合的に判断することが大切です。

クラウド型ビジネスフォン

クラウド型ビジネスフォンは、インターネットを介して提供されるサービスで、自社内に大掛かりな機器を設置する必要がありません。月額料金制で利用でき、初期投資を抑えられるのが最大のメリットです。

導入のハードルが低く、短期間でサービスを開始できる点も魅力です。また、最新機能へのアップデートが自動的に行われるため、常に最新のサービスを利用できます。場所を問わず利用できる柔軟性も持ち合わせており、テレワークやリモートワークを実施している企業に特に適しています。

ただし、インターネット回線の品質が通話品質に直結するため、安定した高速回線が必須条件となります。また、月額費用が発生し続けるため、長期間利用する場合は総コストが従来型を上回る可能性もあります。クラウド型を選ぶ際は、自社のインターネット環境の品質確認と、長期的なコスト比較を行うことをおすすめします。

規模や業種に合わせた選び方

ビジネスフォンは、企業規模や業種によって最適な選択肢が異なります。小規模事業者（5〜10名程度）の場合、初期投資を抑えられるクラウド型や、スマートフォン連携型が適している場合が多いです。拡張性も高いため、事業成長に合わせて柔軟に対応できます。

中規模事業者（10〜50名程度）では、通話量や機能要件を詳細に分析し、従来型とクラウド型のどちらがコストパフォーマンスに優れているか比較検討することをおすすめします。特に複数拠点がある場合は、拠点間の連携がしやすいクラウド型が有利なケースが多いです。

業種別に見ると、顧客からの電話問い合わせが多い小売業や予約が必要なサービス業では、着信管理や自動応答機能が充実したシステムが適しています。一方、営業部門が多い企業では、モバイル連携機能や通話履歴管理機能が重要になるでしょう。自社のビジネスプロセスを分析し、どの機能が業務効率化に貢献するかを見極めることが大切です。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

【参考サイト】https://business.ntt-west.co.jp/service/bizphone/article01.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/corporate_phone_line/

ビジネスフォンの主要機能

ビジネスフォンには、基本機能から応用機能まで多彩な機能が用意されています。すべての機能を使いこなす必要はなく、自社の業務フローに合わせて必要な機能を選択することが大切です。

基本的な通話管理機能に加え、顧客満足度向上や業務効率化に貢献する機能を厳選することで、コストパフォーマンスの高いシステム構築が可能になります。ここでは、特に中小企業にとって有用な機能を紹介します。

基本的な通話管理機能

ビジネスフォンの基本機能として、内線通話があります。社内での連絡を外線を使わずに行えるため、通信コストの削減につながります。また、転送機能により、担当者不在時でも適切な部署や担当者に電話を回すことができ、顧客対応の質が向上します。

保留機能も重要な基本機能です。顧客を待たせる際に保留音を流すことで、不快感を軽減できます。多くのビジネスフォンでは、オリジナルの保留音や会社案内を流すこともできるため、待ち時間を利用した情報提供も可能です。

着信グループ設定機能を使えば、特定の電話番号への着信を複数の担当者で受けることができます。例えば、代表番号への着信を営業部全員で受けるといった設定が可能です。これにより、電話対応の負担を分散させ、着信の取りこぼしを防ぐことができます。これらの基本機能を効果的に活用することで、日常的な電話対応の質と効率を大きく向上させることができます。

顧客対応を向上させる機能

顧客満足度向上に貢献する機能として、自動応答システム（IVR）が挙げられます。「営業部は1、サポートは2を押してください」といった音声ガイダンスにより、顧客の問い合わせを適切な部署に振り分けることができます。これにより初期対応の迅速化が図れ、顧客の待ち時間短縮につながります。

通話録音機能も顧客対応品質向上に有効です。重要な商談内容や問い合わせ内容を録音しておくことで、後から内容を確認できるほか、対応品質の向上にも役立てられます。特にクレーム対応や契約内容の確認などで重宝する機能です。

また、CRMシステム連携機能があれば、顧客から電話がかかってきた際に、顧客情報が自動的に画面に表示されます。過去の対応履歴や購入履歴を確認しながら電話対応ができるため、パーソナライズされたサービス提供が可能になります。これらの機能を活用することで、顧客からの信頼獲得と満足度向上に大きく貢献できるでしょう。

業務効率化につながる機能

業務効率化に貢献する機能として、スマートフォン連携が注目されています。社員のスマートフォンをビジネスフォンの内線として利用できるため、外出先でもオフィスの電話番号で発着信が可能になります。営業担当者の多い企業や、テレワークを導入している企業におすすめの機能です。

チャット・メッセージング機能も業務効率化に役立ちます。電話をかけなくても簡単な確認事項を社内でやり取りできるため、業務の中断を減らし、生産性向上につながります。併せてプレゼンス機能（社員の在席状況表示）があれば、適切なタイミングでコミュニケーションを取ることができます。

さらに、会議通話機能を活用すれば、複数人での電話会議が容易に行えます。遠隔地のメンバーを含めたミーティングがスムーズに行えるため、移動時間やコストの削減につながります。これらの機能を自社の業務フローに合わせて活用することで、コミュニケーションの質を落とさずに業務効率化を実現できるでしょう。

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/21function/

【参考サイト】https://www.ntt-west.co.jp/news/1312/131206b_1.html

【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/knowledge/

ビジネスフォン導入のコスト削減術

ビジネスフォンの導入は中小企業にとって決して小さくない投資ですが、賢い選択と活用によってコストを最適化することが可能です。初期費用と月額費用の両面から削減策を検討し、長期的な視点でコストパフォーマンスを高めることが重要です。

ここでは、初期費用の抑え方、月額費用の最適化、そして長期的なコスト削減のポイントについて解説します。自社の状況に合わせて、効果的な手法を取り入れてみてください。

初期費用を抑える方法

初期費用を抑える最も効果的な方法は、リースやレンタルの活用です。機器を購入せずにリース契約することで、高額な一括支払いを避け、月々の固定費として管理することができます。特に自己資金に限りがある創業間もない企業におすすめの方法です。

また、必要最小限の構成からスタートするという選択肢もあります。将来的な拡張性を確保しつつ、当面必要な機能や回線数だけで導入を始めることで、初期投資を抑えることができます。事業の成長に合わせて段階的に拡張していく計画を立てましょう。

クラウド型やスマートフォン連携型を選択するのも、初期費用削減に効果的です。これらのサービスは物理的な機器が最小限で済むため、導入時のハードウェアコストが大幅に削減できます。ただし、長期的な月額コストとのバランスを考慮する必要があります。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することも忘れないようにしましょう。

月額費用の最適化

月額費用を最適化するためには、まず自社の通話パターンを分析することが重要です。どの時間帯に、どのくらいの通話量があるのか、主な通話先はどこかなどを把握し、それに最適なプランを選びましょう。多くのサービスでは、通話量に応じた様々なプランが用意されています。

不要なオプションサービスの見直しも効果的です。導入時に「念のため」と選択したオプションが、実際には活用されていないケースも少なくありません。定期的に利用状況をチェックし、本当に必要な機能だけを残すようにしましょう。

また、複数年契約による割引や、インターネット回線とのセット割引などのプロモーションを活用することも検討すべきです。通信事業者やサービスプロバイダーの中には、長期契約や複数サービス契約によるディスカウントを提供しているところもあります。ただし、契約前に解約条件や違約金についてもしっかり確認しておくことが大切です。

長期的なコスト削減のポイント

長期的なコスト削減を実現するためには、定期的な利用状況の見直しが欠かせません。ビジネスの成長や変化に伴い、最適なプランや機能は変わってきます。半年に一度程度、利用状況を分析し、必要に応じてプランを変更することで、無駄な費用を削減できます。

従業員への使い方教育も重要なポイントです。ビジネスフォンの機能を十分に理解し活用することで、業務効率が向上し、結果的にコスト削減につながります。特に通話転送や会議通話機能などは、正しく使いこなすことで時間と通信費の両方を節約できます。

さらに、業務プロセスの見直しと最適化も検討すべきです。電話対応の流れやマニュアルを整備し、効率的な顧客対応を実現することで、一件あたりの通話時間短縮や、対応品質の向上が期待できます。これは直接的なコスト削減だけでなく、顧客満足度向上による間接的な利益にもつながります。

FAQ

ビジネスフォンに関して、導入を検討する企業からは様々な疑問が寄せられています。ここではよくある質問とその回答をまとめました。初めてビジネスフォンを導入する方にとって役立つ情報ですので、ぜひ参考にしてください。

なお、具体的な状況によって最適な選択は異なりますので、詳細については専門業者への相談をおすすめします。導入前の不安や疑問を解消し、自社に最適なビジネスフォンを選びましょう。

Q1. ビジネスフォンとビジネス用携帯電話の違いは何ですか？

ビジネスフォンとビジネス用携帯電話は、用途と機能性に大きな違いがあります。ビジネスフォンは主に固定電話システムで、内線通話や転送機能、着信グループ設定など、オフィス内の通話管理に特化した機能を持っています。一方、ビジネス用携帯電話は個人が持ち歩ける移動通信端末です。

ビジネスフォンの主な特徴は、複数回線の一元管理や自動応答システム、通話録音など、組織としての電話対応を効率化する機能が充実している点です。オフィス全体の電話コミュニケーションを設計・管理するためのシステムと言えます。

一方、ビジネス用携帯電話は個人の移動性を重視したもので、外出先での利用に適しています。最近ではスマートフォン連携型のビジネスフォンサービスも登場しており、両者の境界は徐々になくなりつつあります。理想的には両方を連携させ、オフィス内外問わず一貫した通話品質と機能性を確保することがおすすめです。

Q2. 導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

ビジネスフォンの導入期間は、選択するシステムの種類や規模によって異なります。従来型（オンプレミス型）の場合、一般的に検討から導入完了まで約2〜4週間程度かかります。これには要件定義、機器選定、設置工事、設定作業などのプロセスが含まれます。

一方、クラウド型やスマートフォン連携型のビジネスフォンは比較的短期間で導入できるメリットがあります。最短では契約から1週間程度で利用開始できるケースもあります。物理的な工事が最小限で済むため、導入がスピーディに行えるのが特徴です。

導入をスムーズに進めるためのポイントは、事前に自社のニーズや要件を明確にしておくことです。必要な回線数や機能、予算などを整理し、複数の業者から見積もりを取った上で比較検討すると良いでしょう。また、既存電話番号の引き継ぎ（番号ポータビリティ）が必要な場合は、追加で2週間程度見込んでおくことをおすすめします。

Q3. 小規模企業でも導入するメリットはありますか？

小規模企業であっても、ビジネスフォンを導入することには多くのメリットがあります。特に5人以上の組織では、内線通話や転送機能による業務効率化の効果が顕著に現れます。電話対応の質が向上することで、顧客からの信頼獲得にもつながります。

また、成長を見据えた企業にとっては、拡張性のあるシステムを早い段階で導入しておくことで、事業規模の拡大にスムーズに対応できるというメリットもあります。後から大規模なシステム変更をするよりも、計画的に拡張できる方が効率的です。

小規模企業向けには、初期投資を抑えられるクラウド型やスマートフォン連携型のサービスが特におすすめです。月額料金制で利用でき、必要に応じて機能を追加できるため、コストと機能のバランスを取りやすくなっています。将来的な成長も見据えながら、自社のビジネススタイルに合ったシステムを選ぶことが重要です。

当社サービス利用者の声

当社のビジネスフォンサービスは、様々な業種・規模のお客様にご利用いただいています。ここでは、実際に導入されたお客様の声をご紹介します。導入前の不安や疑問、そして導入後の効果や変化について、生の声をお届けします。

ビジネスフォン導入を検討される際の参考として、ぜひご覧ください。お客様それぞれの事業環境や課題に合わせたソリューションを提供することで、業務改善と成長をサポートしています。

飲食店経営者 A様の場合

「開業時にはコスト削減のため個人の携帯電話で対応していましたが、予約の電話が増えるにつれて限界を感じていました。当社のクラウド型ビジネスフォンを導入後は、予約管理が格段に効率化され、取りこぼしが大幅に減少しました。

特に自動応答システムが役立っています。営業時間外の予約は音声ガイダンスでウェブ予約へ誘導できるようになり、翌朝に溜まった予約確認の手間が省けました。また、繁忙時間帯でも複数の電話に対応できるようになったことで、顧客満足度が向上しています。

初期費用を抑えられる月額制プランを選択したことで、開業時の資金繰りの負担にならず導入できた点も良かったです。スタッフへの操作説明も簡単で、1時間程度のレクチャーですぐに使いこなせるようになりました。投資以上の効果を実感しています。」

不動産仲介業 B様の場合

「物件案内で外出することが多い当社では、スマートフォン連携機能が業務を大きく変えたと実感しています。以前は外出中の問い合わせに対応できず、後からのフォローアップで機会損失が発生していましたが、現在はどこにいても会社の電話番号で対応できるため、クライアントからの評価が向上しました。

通話録音機能も非常に重宝しています。お客様の細かい要望や条件をすべてメモするのは難しかったのですが、録音機能のおかげで聞き逃しがなくなり、ニーズに合った物件提案ができるようになりました。契約交渉の際の行き違いも減少し、トラブル防止にもつながっています。

導入前は操作の複雑さを心配していましたが、直感的なインターフェースで特別な研修なしでも使いこなせました。コスト面でも、以前の固定電話と携帯電話の組み合わせよりも総合的に安くなり、投資対効果は十分です。何より、プロフェッショナルな印象を与えられるようになったことが大きな成果です。」

IT企業 C様の場合

「当社では従業員の半数以上がリモートワーク中心の働き方をしており、場所を選ばない通信環境の構築が課題でした。クラウド型ビジネスフォンの導入により、オフィスにいなくても統一された電話番号で顧客対応ができるようになり、社外からは当社の働き方が見えないシームレスな対応が可能になりました。

特にチャット機能と連携した社内コミュニケーションツールとしての活用も進み、情報共有のスピードが格段に向上しました。緊急度の低い連絡はチャットで、重要な話は電話でと、用途に応じた使い分けができるようになり、業務の中断も減りました。

導入前はセキュリティ面での懸念もありましたが、通話の暗号化やアクセス管理機能により、安全性を確保しながらの運用が可能になりました。コスト面でも、オフィススペースの削減と合わせて考えると、大幅な経費削減につながっています。今後の事業拡大に合わせて社員数が増えても、柔軟にアカウントを追加できるため、長期的に活用できるシステムだと感じています。」

まとめ

ビジネスフォンは、単なる電話機器ではなく、企業のコミュニケーション基盤となる重要なツールです。適切に選択・導入することで、顧客対応の質向上、業務効率化、そしてコスト削減という三つのメリットを実現できます。

初めて導入する中小企業の方は、自社のニーズと予算に合わせて、従来型かクラウド型か、どのような機能が必要かを検討しましょう。将来の拡張性も視野に入れた選択が、長期的には最も効果的です。

ビジネスフォンの導入は一つの投資ですが、本記事でご紹介したポイントを押さえることで、その投資効果を最大化できるでしょう。変化する通信環境とビジネススタイルに対応し、企業成長をサポートするビジネスフォンの導入をぜひご検討ください。

ビジネスフォンのことをもっと知りたい方へ