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この事例では、2拠点を内線化したり、携帯電話環境を統合し、スマートフォンを内線化したりすることにより、業務効率アップと大幅なコスト減が実現できています。電話機入れ替えの際には、ぜひ参考にしたいところです。
導入目的と導入内容
そもそもこの会社がビジネスフォンを導入しようと考えたのは、製造中止になった電話機を刷新したかったためです。また、東京と大阪の2拠点を内線化して業務効率化とコスト減の狙いもありました。
そこで導入したのが、これまでスマートフォンと併用していた携帯電話をなくしてスマートフォンに一本化し、2拠点の固定電話と疑似内線で連携する仕組みの構築でした。
例えば、固定電話から内線発信する場合、「内線ボタン＋内線番号ダイヤル」で固定電話への内線発信となり、「短縮ボタン＋内線番号ダイヤル」で同じスタッフのスマートフォンに発信することが可能になったのです。また、スマートフォンがスマートフォン同士だけでなく、社内の固定電話との通話も無料になる新料金プランへも切り替えました。
そして頻繁な席替えへの臨機応変な対応策として、リモート保守で名前や番号の設定変更を契約するなども行っています。
導入効果
導入後、業務効率が向上すると共に、携帯電話コストが月に約30万円削減。2拠点と営業スタッフなどが持つスマートフォンの内線化は、短縮番号が統一されたことなどによって内線、転送を簡単に行うことができ、スムーズに発信可能に。
スマートフォンに一本化したことにより、従来の携帯電話分のコストが削減されたと同時にスマートフォンの通話料金も低減しました。
また、リモート保守の活用によって、設定変更などの保守業務も効率化されました。
ビジネスフォン導入の際は、スマートフォンとの連携や、拠点同士の内線化などを考えてみてはいかがでしょうか。