目次
今回は、ビジネスフォンでの電話の受け方と、その保留転送の仕方をぜひ確認しておきましょう！
ビジネスフォンの基本的な使い方
ビジネスフォンでの電話のかけ方は、基本的に家庭の電話機と同じです。少し違う点は、ビジネスフォンは複数の番号・回線があるため、発信する際にどの回線を使うか選ぶ必要があるという点です。ダイヤルする前もしくはあとに、使う回線のボタンを押す必要があります。これは内線を使用する場合でも外線を使用する場合でも変わりません
外線から着信があり、それが別の人宛てだった場合には、まず保留ボタンを押します。
そしてそれぞれの電話機に割り振られている内線の番号のボタンを押すことで、対象者に連絡することができます。その対象者が着信のある外線ボタンを押せば、電話をかけてきた相手と通話ができます。
このような場面では、まず必ず保留ボタンを押すのを忘れないようにしましょう。
保留の仕方
もし通話中に保留をしたい場合には、保留ボタンを押します。相手にはメロディが流れ、その間必要なことを行うことができます。通話を再開する場合には、再び外線ボタンを押します。保留転送の仕方
応答した電話が、別な部署や、他担当宛の電話だった場合は、「保留転送」を使います。転送の使い方は様々あり、次項では一般的な転送方法をご紹介致します。口頭転送について
ビジネスフォンで外線を受けた後、そのまま他の社員へ転送したい場合、二通りの方法があります。それは、口頭転送と内線転送です。口頭転送とは、文字通り口頭で取り次ぎたい相手に、「誰から電話がかかってきているか」と「外線番号」を伝えて、電話を受けてもらう方法です。
一度保留ボタンを押してから、口頭で伝えるようにしましょう。すると、口頭で連絡を受けた社員は、該当の外線ボタンを押して受話器を上げて通話を開始するので、そこで取り次ぎが完了します。受話器はそのまま戻しましょう。
内線転送について
一方、口頭では取り次げない離れた場所にいる社員に対しては、一度内線で電話がかかってきた旨を伝えてから電話を転送する内線転送を行います。一度受けた電話を転送したい場合には、まず「転送」ボタンを押します。このとき、電話の向こうの相手には保留時と同じようにメロディが流れます。
そのまま、転送先の内線番号をダイヤルして内線し、相手の社員に「誰から電話がかかってきているか」を伝えます。
そして相手の社員が了承したら、そのまま受話器を置きます。これで転送先の電話機に外線が送られ、社員は通話を行うことができます。
リダイヤル発信の使い方
現在出回っている機器の多くは、直前にかけた番号のみでなく、過去の発信・受診履歴に残っている番号なら、どこにでもリダイヤルで電話をかけることができます。機種によって違いはあるものの、一般的には機能を割り当てていないワンタッチボタンに「履歴」の機能を割り当てることができ、「履歴」ボタンを押せば履歴の確認が及び、発信が行えます。
また、電話をかけた相手が話し中だった場合でも、「オートリダイヤル」という機能を使えば自動的に電話をかけ直すことも可能です。
多くの機器ではリダイヤルボタンもしくは機能キー＋短縮を押すと自動発信し、機能ランプが点滅します。これは電話を自動でかけ続けているというサインです。
この機能を使えば自分で何度もかけ直すことなく、対象者に電話がつながるのを、他の作業をしながら待つことができます。
着信代理応答の使い方
他の電話に出ている人に内線の着信があった場合、別の内線電話機を使用している人が代わりに応答することができる機能です。必要な動作としては受話器を上げ、内線指定代理応答特番と内線番号をダイヤルするだけです。これを着信代理応答機能といいます。
大企業では、複数の回線でグループを組み、自分と同じグループの人宛にかかってきた内線に応答できるように設定をしている場合もあります。