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そんな多彩な機能を使いこなすためには、まず基本的な使い方をマスターしておく必要があるでしょう。
そこで、今回はビジネスフォンの電話のかけ方と内線の仕方をご紹介します。
ビジネスフォンでの電話のかけ方
ビジネスフォンには、外線と内線があります。オフィスの外にかける外線を使用する場合には、まず「外線ボタン」を押す必要があります。もし回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけることになります。空いているかどうかは、一般的に、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで分かります。
空いている外線ボタンを押したら受話器を上げ、相手の電話番号をダイヤルします。コール音が鳴って、相手が電話に出れば、通話を開始できます。
一般的なビジネスフォンの場合、電話番号をダイヤルして相手が電話に出た後に受話器を上げても問題ない仕様になっています。
相手との話が終わったら、受話器を元に戻すことで電話を切ることができます。
ビジネスフォンでの内線のかけ方
ビジネスフォンでは、内線を使用して離れた社員と連絡を取り合うことができます。他の部署やフロアの違う社員と話したい場合に便利です。内線をかけるときは、内線ボタンを押します。受話器を上げて相手の内線番号をダイヤルすれば、コール音が鳴って相手が電話に出れば通話ができます。
また、ビジネスフォンの機種によっては音声で相手を呼び出すことができるものもあります。呼び出したい相手が倉庫や工場にいる場合や、一つの電話を複数人が共有している場合に便利です。
やり方も簡単で、内線番号をダイヤルした後、ある固定のボタン、例えば「＊」のボタンを押して音声を切り替えます。その後、受話器に向かって相手の名前を呼べば、相手方の電話からスピーカーとなって自分の声が届きます。
基本的な電話かけ方を今一度確認しておきましょう。